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Home Office ist das neue Normal - Teil 2: Gesunde Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Dies ist der zweite Beitrag in unserer Blogserie zum Thema "Home Office". Lesen Sie Teil 1: Produktivität.

Obwohl die Arbeit von zu Hause aus schon seit Jahren auf dem Vormarsch ist, zwang die COVID-19-Pandemie viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern quasi über Nacht die notwendigen Mittel zur Verfügung zu stellen. Oft war die Situation beispiellos: Viele Zweige, die bisher nur im Büro arbeiteten, arbeiteten nun von zu Hause aus. Die Menschen hinter diesen Arbeitsplätzen - Arbeitgeber wie Arbeitnehmer - wussten nicht, was sie von der jeweils anderen Seite zu erwarten hatten. In diesem Blog-Beitrag werden wir einen Blick auf die Beziehung zwischen den beiden werfen; sowohl auf formelle Fragen (Politik, Rechte, Pflichten usw.) als auch auf informelle Fragen (Umgang mit Erwartungen), wenn es um Home Office geht, die nicht unbedingt mit der aktuellen Pandemie zusammenhängt.

Formal: Home Office Politik

Der rechtliche Status von Home Office ist von Land zu Land unterschiedlich. Vor allem jetzt stellen wir fest, dass die Regierungen gute Arbeit leisten, indem sie ihre Bürgerinnen und Bürger über die Gesetze rund um Home Office informieren. Es ist unmöglich, alle Länder zu berücksichtigen.[1]Aber hier sind einige bemerkenswerte Beispiele:

      • In Belgien gibt es einen rechtlichen Unterschied zwischen gelegentlicher Telearbeit (für bestimmte Situationen wie ein krankes Kind, einen Arzttermin usw.) und struktureller Telearbeit (regelmäßiges Arbeiten außerhalb des Büros, das nicht von äußeren Faktoren abhängt). Gelegentliche Telearbeit erfordert eine allgemeine Home Office Richtlinie, die dem Mitarbeiterhandbuch beigefügt wird und in der dargelegt wird, welche Funktionen Telearbeit zulassen, zu welchen Anlässen, ob Erstattungen möglich sind, welche Ausrüstung zur Verfügung gestellt werden muss, usw. Strukturelle Telearbeit hingegen erfordert eine telearbeitsspezifische Klausel im Arbeitsvertrag, in der die Regeln für den jeweiligen Mitarbeiter festgelegt sind.
      • Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern wird bei Arbeitnehmern im Vereinigten Königreich der "Arbeitsort" in den Arbeitsvertrag aufgenommen. Wenn Home Office beantragt (möglich ab der 26ten Woche des Arbeitsverhältnisses) und genehmigt wird, sollte der Vertrag entsprechend geändert werden: Der Arbeitsort wird zur Home Office Adresse, wobei der Arbeitnehmer zeitweise im Büro erwartet wird. Wenn andere Änderungen vorgenommen werden (z. B. Arbeitszeit, Spesen, Leistungen), sollte der Arbeitnehmer ebenfalls informiert werden. Alles andere hängt von der unternehmensweiten Home Office Richtlinie ab, die der Arbeitgeber einführt.
      • Arbeitgeber in den USA müssen eine Richtlinie nicht im Mitarbeiterhandbuch oder im Arbeitsvertrag festschreiben, aber dennoch ihre Regeln aufstellen - sei es in Form einer offiziellen, unternehmensweiten Bekanntmachung oder einer informellen E-Mail von Ihrem direkten Vorgesetzten. Unter Die Nationale Rechtsrundschau kann es sich um ein eigenständiges Dokument oder sogar um eine E-Mail handeln, die an diejenigen gerichtet ist, denen die Möglichkeit von Home Office angeboten wird".

Wie auch bei der Untersuchung der Situation in anderen Ländern deutlich wird, laufen die feinen rechtlichen Unterschiede darauf hinaus, dass Sie eine Home Office Richtlinie einführen (gegebenenfalls im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern) und deren Inhalt klar kommunizieren.

Damit sind wir bei der Frage angelangt: Was sollte eine solche Home Office Politik beinhalten?? Natürlich ist die Struktur eines solchen Dokuments nicht in Stein gemeißelt. ACAS hat einen nützlichen Rahmen geschaffen, der Ihnen den Einstieg erleichtert; kurz gesagt geht es um Folgendes[2]:

      1. Einführung in die Heimarbeit: Was versteht der Arbeitgeber unter Heimarbeit, warum erlaubt er sie, und wie sollte sich ein Arbeitnehmer bewerben?
      2. Festlegung des Business Case: welche Funktionen und Situationen für die Arbeit von zu Hause aus in Frage kommen und welche anderen Einschränkungen es gibt (z. B. wenn der Arbeitnehmer zu Hause keine stabile Internetverbindung hat, kann er keine Telearbeit leisten).
      3. Überblick über die praktischen Aspekte: Dies ist der größte (und praktischste) Teil Ihrer Home Office Politik, da er alle notwendigen Einzelheiten über die eigentliche Arbeit und die sie umgebenden Vorschriften enthält. Dies kann Folgendes beinhalten, sollte aber nicht darauf beschränkt sein:
          1. Risikobewertungen zu Gesundheit und Sicherheit
          2. Was stellt das Unternehmen zur Verfügung, und wer ist für die korrekte Nutzung verantwortlich? (z.B. Laptop, Telefon, etc.)
          3. Was will das Unternehmen nicht bieten, aber vorhanden sein sollten? (z. B. Heizung)
          4. Wer übernimmt die Kosten für die Installation (und andere Kosten), um Ihr Zuhause zu einer telearbeitsfreundlichen Umgebung zu machen?
          5. Können Lebenshaltungskosten (z. B. Strom, Internetrechnung) als Ausgaben geltend gemacht werden?
          6. Welche Auswirkungen hat Home Office auf Ihre Besteuerung? (unterscheidet sich von Land zu Land)
          7. Beratung in Hypotheken-, Mietvertrags- und Versicherungsfragen (z. B. wenn im Mietvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass die geplanten Arbeiten nicht zu Hause durchgeführt werden können)
          8. Wann und wie der Arbeitgeber die Wohnung des Arbeitnehmers betreten muss (z. B. für Installationen oder Sicherheitsbewertungen)
          9. Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer umzieht?

Jegliche Änderungen spezifischer Elemente mit einzelnen Arbeitnehmern müssen mit dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber besprochen und vereinbart werden und gemäß dem rechtlichen Rahmen des Landes, in dem Sie tätig sind, ratifiziert werden.

Informell: Umgang mit Erwartungen und Führungsstil

Das Aufstellen von "Regeln" ist eine Sache, die Umsetzung eines produktives Home Offices, die sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer zufrieden stellt, eine andere. Es ist wichtig, dass beide Parteien wissen, was die andere Seite von ihnen erwartet. Diese Erwartungen können von Änderungen der Arbeitszeiten über messbare Leistungsziele bis hin zu Flexibilität und Kontaktpunkten reichen. Diese können zum Teil in Ihre Home Office Richtlinien aufgenommen werden, aber meistens handelt es sich um mündlich vereinbarte Bedingungen, die sich aus Gesprächen ergeben.

Das A und O bei der Steuerung von Erwartungen ist Vertrauen. Einer der Hauptgründe, warum Arbeitgeber zögern, Telearbeit zuzulassen, ist die Vorstellung von der Person im Pyjama, die ab und zu ihre E-Mails abruft und den ganzen Tag über andere Dinge tut: Wenn man den Mitarbeiter nicht arbeiten sieht, muss er etwas anderes tun. Daher die ungewöhnlichen Anforderungen wie die, die Webcam den ganzen Tag eingeschaltet zu lassen oder den Chef zu informieren, wenn man auf die Toilette geht (wie von Slate berichtet). Wie wir jedoch in unserem letzten Blog-Beitrag festgestellt haben, ist das bei weitem nicht der Fall: Wenn überhaupt, sind Homeworker mehr produktiv. Aber sie sollten aus den richtigen Gründen produktiver sein: Eine Umfrage ergab, dass über 40% der Heimarbeiter länger arbeiten als sie es im Büro tun würden. Erstaunliche Ergebnisse, die einen Mangel an Vertrauen in beide Richtungen verdeutlichen:

      • Arbeitgeber befürchten, dass ihr Mitarbeiter arbeitet und sich regelmäßig meldet - nicht um den Arbeitsablauf zu optimieren, sondern um ihn auf frischer Tat zu ertappen
      • Die Arbeitnehmer befürchten, dass ihr Chef sie verdächtigen könnte, nicht zu arbeiten, und erbringen daher überdurchschnittliche Leistungen, um das (unerklärlicherweise) verlorene Vertrauen zu kompensieren.

In direktem Zusammenhang mit diesen Vertrauensfragen steht die Tatsache, dass wir akzeptieren müssen, dass sich Arbeit entwickelt - und so sollte auch unsere Einstellung dazu sein. Verabschieden Sie sich von den alten Axiomen und machen Sie sich die zweifache Entwicklung der Arbeit zum Besseren zu eigen:

      • Wenn überhaupt, dann hat uns die COVID-19-Pandemie gezeigt, dass die Arbeit von überall möglich ist. Technologie wie zum Beispiel Unified Workspaces ermöglicht es Büroangestellten, den größten Teil ihrer Aufgaben zu Hause oder anderswo zu erledigen.
      • Der Schwerpunkt sollte die Verlagerung von Zeitaufwand für die Arbeit, auf das erreichen von den Ergebnissen sein. Anstatt von Ihrem Mitarbeiter zu erwarten, dass er von 9 bis 17 Uhr am Computer sitzt, sollten Sie sich auf bestimmte Leistungen einigen.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn ein Mitarbeiter 15 Minuten lang am Wasserspender plaudert, würde niemand mit der Wimper zucken. Wenn derselbe Arbeitnehmer jedoch auf eine Slack - oder Teams Nachricht die gleiche Zeit lang nicht antwortet, kommen am Arbeitsplatz ungesunde Verdächtigungen und Schuldgefühle auf. Was ist der Unterschied zwischen den beiden Fällen? Im ersten Fall ist man am Arbeitsplatz - und damit nach der Logik einiger Manager arbeitend. Aber wir alle wissen, dass Arbeit kein Ort mehr ist.

Ein guter Anfang ist es, eine offene und flexible Art der Kommunikation zu pflegen. Ich persönlich habe die folgenden Praktiken als besonders hilfreich empfunden, um "Mitarbeiter, Kollegen und Chef" auf eine gesunde Art und Weise in Einklang zu bringen:

      • Nutzen Sie IM-Tools wie die Büroecke: Ein Kritikpunkt an der physischen Trennung zwischen Kollegen ist, dass man Gespräche im Büro nicht "belauschen" kann. Die Verwendung von IM-Tools ist eine praktische Art der Kommunikation, aber wenn Sie nur private Nachrichten verschicken, wird eine Menge an Informationen zwischen den Leuten verstreut. Versuchen Sie stattdessen, einen Gruppenchat zu nutzen, auch wenn Sie nur eine einzelne Person kontaktieren wollen - so als ob Sie Ihre Frage in den anderen Teil des Büros schreien würden. Auch dann werden die Leute aufschauen und sehen, dass die Frage nicht für sie bestimmt ist, aber sie werden sich die Informationen merken.
      • Einrichten eines wöchentlichen "Webcam"-Kontaktpunkts: In meinem Fall erwies sich der wöchentliche Termin als der perfekte Zeitpunkt für ein Gespräch mit meinem Manager, um alle laufenden Projekte abzustimmen. Natürlich haben wir unter der Woche regelmäßig "themenspezifischen" Kontakt, aber dieser eine Moment ist ideal, um alles durchzugehen.
      • Fokus auf Ergebnisse, nicht auf die am Schreibtisch verbrachte Zeit: Dies sollte meiner Meinung nach nicht nur für Heimarbeitsszenarien gelten. Das Zählen der Stunden ist eher kontraproduktiv: Setzen Sie sich Ziele, keine Uhren. Die Heimarbeit ermöglicht viel mehr Flexibilität, und Sie sollten Ihren Mitarbeitern erlauben, dies zu ihrem und Ihrem Vorteil zu nutzen.
      • Versuchen Sie nicht, die Heimarbeit "auszugleichen": Betrachten Sie die Heimarbeit nicht als Privileg, sondern als Recht. Sie haben dieselbe Funktion und dieselben Aufgaben, und diese ändern sich nicht, nur weil sich der Arbeitsort verlagert hat.

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[1] Hinweis: Telearbeitnehmer in der EU müssen sich an eine allgemeiner Rahmen die von der Europäischen Kommission geschaffen wurde. Viele, wenn nicht alle Telearbeitsgesetze der EU-Mitgliedstaaten sind eine konkrete Umsetzung dieses Rahmens.

[2] Sehen Sie sich ihre ausgezeichnete Leitfaden für Hausaufgaben um einen umfassenden Überblick und eine Anleitung für die Ausarbeitung einer Home Office Politik zu erhalten.

Über den Autor
karel
Karel Van Ooteghem
Marketingleiter
Inhaltsübersicht
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