Dies ist der zweite Beitrag in unserer Blogserie zum Thema "Home Office". Lesen Sie Teil 1: Produktivität.
Obwohl die Arbeit von zu Hause aus schon seit Jahren auf dem Vormarsch ist, zwang die COVID-19-Pandemie viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern quasi über Nacht die notwendigen Mittel für die Heimarbeit zur Verfügung zu stellen. Oft war die Situation beispiellos: Viele Zweigstellen, die bisher nur im Büro arbeiteten, machten Telearbeit. Die Menschen hinter diesen Arbeitsplätzen - Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen - wussten nicht, was sie von dem anderen zu erwarten hatten.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sowohl auf formelle Fragen (Politik, Rechte, Pflichten usw.) als auch auf informelle Fragen (Umgang mit Erwartungen), wenn es um Heimarbeit geht, die nicht unbedingt mit der aktuellen Pandemie zusammenhängt.
Formal: Home Office Politik
Der rechtliche Status der Heimarbeit ist von Land zu Land unterschiedlich. Gerade jetzt stellen wir fest, dass die Regierungen gute Arbeit leisten, um ihre Bürgerinnen und Bürger über die Gesetze zu informieren, die für die Heimarbeit gelten - wenn überhaupt. Es ist unmöglich, alle Länder[1] aufzuzählen, aber hier sind ein paar bemerkenswerte Beispiele:
Beispiele für Heimarbeitspolitiken in aller Welt
Politik der Hausaufgabenbetreuung in Belgien
In Belgien gibt es einen rechtlichen Unterschied zwischen gelegentlicher Telearbeit (für bestimmte Situationen wie ein krankes Kind, einen Arzttermin usw.) und struktureller Telearbeit (regelmäßiges Arbeiten außerhalb des Büros, das nicht von äußeren Faktoren abhängt). Gelegentliche Telearbeit erfordert eine allgemeine Home Office Richtlinie, die dem Mitarbeiterhandbuch beigefügt wird und in der dargelegt wird, welche Funktionen Telearbeit zulassen, zu welchen Anlässen, ob Erstattungen möglich sind, welche Ausrüstung zur Verfügung gestellt werden muss, usw. Strukturelle Telearbeit hingegen erfordert eine telearbeitsspezifische Klausel im Arbeitsvertrag, in der die Regeln für den jeweiligen Mitarbeiter festgelegt sind.
Politik der Hausaufgabenbetreuung im Vereinigten Königreich
Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern wird bei Arbeitnehmern im Vereinigten Königreich der "Arbeitsort" in den Arbeitsvertrag aufgenommen. Wenn Home Office beantragt (möglich ab der 26ten Woche des Arbeitsverhältnisses) und genehmigt wird, sollte der Vertrag entsprechend geändert werden: Der Arbeitsort wird zur Home Office Adresse, wobei der Arbeitnehmer zeitweise im Büro erwartet wird. Wenn andere Änderungen vorgenommen werden (z. B. Arbeitszeit, Spesen, Leistungen), sollte der Arbeitnehmer ebenfalls informiert werden. Alles andere hängt von der unternehmensweiten Home Office Richtlinie ab, die der Arbeitgeber einführt.
Hausaufgabenpolitik in den USA
Arbeitgeber in den USA müssen eine Richtlinie nicht im Mitarbeiterhandbuch oder im Arbeitsvertrag festschreiben, aber dennoch ihre Regeln aufstellen - sei es in Form einer offiziellen, unternehmensweiten Bekanntmachung oder einer informellen E-Mail von Ihrem direkten Vorgesetzten. Unter Die Nationale Rechtsrundschau kann es sich um ein eigenständiges Dokument oder sogar um eine E-Mail handeln, die an diejenigen gerichtet ist, denen die Möglichkeit von Home Office angeboten wird".
Wie auch bei der Untersuchung der Situation in anderen Ländern deutlich wird, laufen die feinen rechtlichen Unterschiede darauf hinaus, dass Sie eine Heimarbeitsrichtlinie einführen (gegebenenfalls in Absprache mit Ihren Arbeitnehmern) und deren Inhalt klar kommunizieren, um die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu fördern.
Was sollte eine Heimarbeitspolitik beinhalten?
Das bringt uns zu der Frage: Was sollte eine solche Heimarbeitspolitik beinhalten? Natürlich ist die Struktur eines solchen Dokuments nicht in Stein gemeißelt. ACAS hat einen nützlichen und sachdienlichen Rahmen geschaffen, der Ihnen den Einstieg erleichtern soll; kurz gesagt, es geht um Folgendes[2]:
Einführung des Home Offices
Was versteht der Arbeitgeber unter Heimarbeit, warum erlaubt er sie, und wie sollte ein Arbeitnehmer Heimarbeitsstunden beantragen?
Festlegung des Business Case
Welche Arbeitsplätze und Situationen kommen für die Heimarbeit in Frage, und welche sonstigen Einschränkungen gibt es (z. B. wenn der Arbeitnehmer zu Hause nicht über eine stabile Internetverbindung verfügt, kann er keine Heimarbeit leisten).
Überblick über die praktischen Aspekte
Dies ist der umfangreichste (und praktischste) Teil Ihrer Heimarbeitspolitik, da er alle notwendigen Einzelheiten über die eigentliche Arbeit und die sie umgebenden Vorschriften enthält. Wie können die Führungskräfte den Arbeitnehmer unterstützen? Dies kann, sollte aber nicht auf folgende Punkte beschränkt sein:
Gesundheits- und Sicherheitsrisikobewertungen (z. B. welche Sicherheitsanforderungen gibt es?)
Was stellt das Unternehmen zur Verfügung, und wer ist für die korrekte Nutzung verantwortlich? (z.B. Laptop, Telefon, etc.)
Welche Ressourcen hat das Unternehmen nicht bieten, aber vorhanden sein sollten? (z. B. Heizung)
Wer übernimmt die Kosten für die Installation (und andere Kosten), um Ihr Zuhause zu einer telearbeitsfreundlichen Umgebung zu machen?
Können Lebenshaltungskosten (z. B. Strom, Internetrechnung) als Ausgaben geltend gemacht werden?
Welche Auswirkungen hat Home Office auf Ihre Besteuerung? (unterscheidet sich von Land zu Land)
Beratung in Hypotheken-, Mietvertrags- und Versicherungsfragen (z. B. wenn im Mietvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass die geplanten Arbeiten nicht zu Hause durchgeführt werden können)
Wann und wie der Arbeitgeber die Wohnung des Arbeitnehmers betreten muss (z. B. für Installationen oder Sicherheitsbewertungen)
Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitsplatz wechselt?
Jegliche Änderungen spezifischer Elemente mit einzelnen Arbeitnehmern müssen sowohl mit dem Arbeitnehmer als auch mit dem Arbeitgeber des Unternehmens besprochen und vereinbart und gemäß dem rechtlichen Rahmen des Landes, in dem Sie tätig sind, ratifiziert werden.
Informell: Umgang mit Erwartungen und Führungsstil
Das Aufstellen von "Regeln" ist eine Sache, die Umsetzung einer produktiven Heimarbeit, die sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer zufrieden stellt, eine andere. Es ist wichtig, dass beide Parteien wissen, was die andere Seite von ihnen erwartet. Diese Erwartungen können von Änderungen der Arbeitszeiten über messbare Leistungsziele bis hin zu Flexibilität und Kontaktpunkten reichen. Sie können zum Teil in die Heimarbeitsrichtlinien des Unternehmens aufgenommen werden, meistens handelt es sich jedoch um mündlich vereinbarte Bedingungen, die sich aus Gesprächen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben.
Hausaufgabenbetreuung, Vertrauen und Produktivität
Entscheidend für das Management von Erwartungen ist Vertrauen. Einer der Hauptgründe, warum Arbeitgeber zögern, Telearbeit zuzulassen, ist die Vorstellung von der Person im Schlafanzug, die ab und zu ihre E-Mails abruft und den ganzen Tag über andere Dinge tut: wenn man den Mitarbeiter nicht arbeiten sieht, sie müssen etwas anderes tun. Daher die ausgefallenen Anforderungen wie die, die Webcam den ganzen Tag eingeschaltet zu lassen oder den Chef zu informieren, wenn man auf die Toilette geht (wie von Schiefer).
Wie wir jedoch in unserem letzten Blog-Beitrag festgestellt haben, ist das bei weitem nicht der Fall, im Gegenteil, Arbeiter im Home Office sind mehr produktiv. Aber sie sollten aus den richtigen Gründen produktiver sein: Eine Umfrage ergab, dass über 40% der im Home Office Beschäftigten arbeiten länger als sie es im Büro tun würden. Erstaunliche Ergebnisse, die ein Beispiel für mangelndes Vertrauen in beide Richtungen sind:
Arbeitgeber befürchten, dass ihr Mitarbeiter nicht arbeitet und werden sich regelmäßig melden - nicht um den Arbeitsablauf zu optimieren, sondern um ihn auf frischer Tat zu ertappen
Die Arbeitnehmer befürchten, dass ihr Chef sie verdächtigen könnte, nicht zu arbeiten, und erbringen daher zeitliche Mehrleistungen, um das (unerklärlicherweise) verlorene Vertrauen auszugleichen, was zu einem geringeren Wohlbefinden führt
Die Arbeit ist nicht länger ein Ort
In direktem Zusammenhang mit diesen Vertrauensfragen in der Arbeitswelt steht die Tatsache, dass wir akzeptieren müssen, dass Arbeit entwickelt sich - und so sollte auch unsere Einstellung dazu sein. Verabschieden Sie sich von den alten Axiomen und machen Sie sich die zweifache Entwicklung der Arbeit zum Besseren zu eigen:
Wenn überhaupt, dann hat uns die COVID-19-Pandemie gezeigt, dass die Arbeit von überall möglich ist. Zum Beispiel, Technologie wie Unified Workspaces kann einen sicheren Fernzugriff ermöglichen und erlaubt es den Mitarbeitern am Schreibtisch, den größten Teil ihrer Aufgaben zu Hause oder anderswo zu erledigen. Es ist wichtig, die Sicherheit im Auge zu behalten und Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Remote-Mitarbeiter zu schützen.
Der Schwerpunkt sollte die Verlagerung von Zeitaufwand für die Arbeit, auf das erreichen von den Ergebnissen sein. Anstatt von Ihrem Mitarbeiter zu erwarten, dass er von 9 bis 17 Uhr am Computer sitzt, sollten Sie sich auf bestimmte Leistungen einigen.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn Büroangestellte 15 Minuten lang am Wasserspender plaudern, würde niemand mit der Wimper zucken. Wenn dieselben Angestellten jedoch nicht auf eine Slack oder Teams Nachricht für die gleiche Zeitspanne, ungesundes Misstrauen und Schuldgefühle am Arbeitsplatz. Worin besteht der Unterschied zwischen den beiden Fällen? Im ersten Fall sind Sie auf der Arbeitsfläche im Büro - also nach der Logik einiger Manager, arbeiten. Aber wir alle wissen, dass die Arbeit kein Ort mehr ist..
Bewährte Verfahren zur Abstimmung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Eine gute Praxis für den Anfang ist eine offene und flexible Art der Kommunikation in den Unternehmen. Auf diese Weise können Sie ein gutes Arbeitsumfeld schaffen. Ich persönlich habe die folgenden Praktiken als besonders hilfreich empfunden, um "Mitarbeiter, Kollegen und Chef" auf eine gesunde Art und Weise in Einklang zu bringen:
Nutzen Sie IM-Tools wie die BüroeckeEin Problem der räumlichen Trennung zwischen Kollegen ist, dass man Gespräche im Büro nicht "mithören" kann. Die Verwendung von IM-Tools ist eine praktische Art der Kommunikation, aber wenn man nur private Nachrichten verschickt wird eine Menge Informationen zwischen den einzelnen Personen verstreut werden. Versuchen Sie stattdessen, auch wenn Sie nur eine einzelne Person kontaktieren wollen, einen Gruppenchat zu verwenden - so als ob Sie Ihre Frage in den anderen Teil des Büros schreien würden. Auch dann schauen die Leute auf, sehen, dass die Frage nicht an sie gerichtet ist, und merken sich die Informationen. Das hat Vorteile für alle.
Einrichtung eines wöchentlichen Webcam-TouchpointsIn meinem Fall erwies sich der wöchentliche Rhythmus als perfektes Timing, um ein Gespräch mit meinen Managern zu führen und alle laufenden Projekte abzustimmen. Natürlich haben wir unter der Woche regelmäßig "themenspezifischen" Kontakt, aber dieser eine Moment ist ideal, um alles durchzugehen. Machen Sie klar, was Sie von dem Gespräch erwarten, damit Sie alle vorbereitet sind und keine Zeit verschwenden.
Fokus auf Ergebnisse, nicht auf die am Schreibtisch verbrachte Zeit: Dies sollte meiner Meinung nach nicht nur für Heimarbeitsszenarien gelten. Das Zählen der Stunden ist eher kontraproduktiv: Setzen Sie sich Ziele, keine Uhren. Die Heimarbeit ermöglicht viel mehr Flexibilität, und Sie sollten Ihren Mitarbeitern erlauben, dies zu ihrem und Ihrem Vorteil zu nutzen.
Versuchen Sie nicht, die Heimarbeit "auszugleichen": Betrachten Sie die Heimarbeit nicht als Privileg, sondern als Recht. Sie haben dieselbe Funktion und dieselben Aufgaben, und diese ändern sich nicht, nur weil sich der Arbeitsort verlagert hat.
Quellen
- [1] Hinweis: Telearbeitnehmer in der EU müssen sich an eine allgemeiner Rahmen die von der Europäischen Kommission geschaffen wurde. Viele, wenn nicht alle Telearbeitsgesetze der EU-Mitgliedstaaten sind eine konkrete Umsetzung dieses Rahmens.
- [2] Sehen Sie sich ihre ausgezeichnete Leitfaden für Hausaufgaben um einen umfassenden Überblick und eine Anleitung für die Ausarbeitung einer Home Office Politik zu erhalten.
- https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/telewerk/occasioneel-telewerk
- https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/bijzondere-arbeidsovereenkomsten/huisarbeid-en-telewerk/huisarbeid-0
- https://www.personneltoday.com/hr/legal-practical-tips-employers-homeworking/
- https://fmpglobal.co.uk/resources/useful-info/working-from-home-employers-guide/
- https://www.natlawreview.com/article/legal-implications-telecommuting-working-home-response-to-coronavirus
- https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
- https://medium.com/management-matters/do-you-trust-your-team-to-work-at-home-7b0856f6de8b
- https://slate.com/human-interest/2020/03/coronavirus-working-from-home-remote-workforce-telework.html
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=LEGISSUM:c10131&from=FR
- https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
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