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El teletrabajo es la nueva normalidad - parte 2: relación saludable entre el empleador y el empleado

Esta es la segunda entrada de nuestra serie de posts sobre el "teletrabajo". Leer parte 1: productividad.

Aunque el teletrabajo lleva años en auge, la pandemia del COVID-19 obligó a muchas empresas a dotar a sus empleados de las herramientas necesarias básicamente de la noche a la mañana. A menudo, la situación era inédita: muchas ramas que antes sólo trabajaban en la oficina estaban teletrabajando. Las personas que estaban detrás de esos puestos de trabajo -tanto el empresario como el empleado- no tenían ni idea de lo que podían esperar del otro. En esta entrada del blog, echaremos un vistazo a la relación entre ambos; tanto a las cuestiones formales (políticas, derechos, deberes, etc.) como a las informales (gestión de las expectativas) cuando se trata del teletrabajo, no necesariamente relacionadas con la pandemia actual.

Formal: políticas de teletrabajo

La situación legal del trabajo a domicilio varía de un país a otro. Especialmente ahora, observamos que los gobiernos están haciendo un buen trabajo informando a sus ciudadanos sobre las leyes creadas en torno al trabajo a domicilio, si es que hay alguna. Es imposible repasar todos los países[1]Pero he aquí algunos ejemplos notables:

      • En Bélgica, existe una diferencia legal entre el teletrabajo ocasional (para situaciones puntuales como un hijo enfermo, una cita con el médico, etc.) y el teletrabajo estructural (trabajar fuera de la oficina de forma habitual, sin relación con factores externos). Teletrabajo ocasional requiere una política general de trabajo a domicilio adjunta al manual del empleado, en la que se indique qué funciones pueden teletrabajar, para qué ocasiones, si es posible realizar reembolsos, qué equipo hay que proporcionar, etc. El teletrabajo estructural, en cambio, requiere una cláusula específica de teletrabajo en el contrato del empleado, en la que se detallen las normas para ese empleado en concreto.
      • A diferencia de muchos otros países, los empleados de Reino Unido tienen su "lugar de trabajo" incluido en el contrato de trabajo. Cuando se solicita el teletrabajo (posible a partir de la 26ª semana de trabajo) y se permite, el contrato debe modificarse en consecuencia: el lugar de trabajo se convierte en la dirección del domicilio, con la idea de que se espera que el empleado esté a veces en la oficina. Si se introducen otros cambios (por ejemplo, horario de trabajo, gastos, beneficios), también se debe notificar al empleado. Todo lo demás se reduce a la política de teletrabajo que establezca el empresario.
      • En Estados Unidos, los empleadores no necesitan formalizar una política en el manual del empleado o en el contrato, pero siguen estableciendo sus normas, ya sea como un anuncio oficial para toda la empresa o tan informal como un correo electrónico de su superior directo. Como dice The National Law Review, "[la política del teletrabajo] puede ser un documento independiente o incluso un correo electrónico dirigido a quienes se les ofrecerá la oportunidad de trabajar desde casa."

Como resulta evidente al investigar también la situación de otros países, las sutiles diferencias legales se reducen a la instauración de una política de teletrabajo (opcionalmente en conversación con sus empleados) y a la comunicación clara de su contenido.

Esto nos lleva a la pregunta: ¿qué debe contener esa política de trabajo a domicilio? Por supuesto, la estructura de dicho documento no está grabada en piedra. ACAS ha establecido un marco útil para empezar; en resumen, se trata de lo siguiente[2]:

      1. Introducción al teletrabajo</span: ¿Qué define el empresario como trabajo a domicilio, por qué lo permite y cómo debe solicitarlo un empleado?
      2. Establecer el caso de negocio: qué funciones y situaciones son elegibles para trabajar desde casa, y cuáles son otras limitaciones (por ejemplo, si el empleado no tiene una conexión estable a Internet en casa, no puede teletrabajar).
      3. Resumen de los aspectos prácticosEsta será la parte más amplia (y práctica) de su política de trabajo a domicilio, ya que contiene todos los detalles necesarios sobre el trabajo real y las normas que lo rodean. Esto puede incluir, pero no debe limitarse a:
          1. Evaluaciones de riesgos para la salud y la seguridad
          2. ¿Qué proporciona la empresa y quién es responsable de su uso correcto? (por ejemplo, ordenador portátil, teléfono, etc.)
          3. ¿Qué hace la empresa no proporcionar, pero debería estar presente? (por ejemplo, calefacción)
          4. ¿Quién pagará la instalación (y otros costes) para hacer de tu casa un entorno propicio para el teletrabajo?
          5. ¿Pueden contabilizarse como gastos los costes de manutención (por ejemplo, la factura de la luz o de Internet)?
          6. ¿Qué implicaciones tiene el trabajo a domicilio en su fiscalidad? (difiere según el país)
          7. Orientación en cuestiones de hipotecas, arrendamientos y seguros (por ejemplo, si el contrato de alquiler de la vivienda establece específicamente que las obras previstas no pueden realizarse en el domicilio)
          8. Cuándo y cómo necesitará el empresario acceder al domicilio del trabajador (por ejemplo, para realizar instalaciones o evaluaciones de seguridad)
          9. ¿Qué ocurre cuando el empleado se traslada?

Cualquier cambio en los elementos específicos con los empleados individuales debe ser discutido y acordado tanto por el empleado como por el empleador, y ratificado de acuerdo con el marco legal del país en el que se opera.

Informal: gestión de las expectativas y estilo de dirección

Establecer las "reglas" es una cosa, pero poner en práctica un teletrabajo productivo que satisfaga tanto al empresario como al empleado es otra. Es importante que ambas partes sepan lo que la otra espera de ellas. Esas expectativas pueden ir desde cambios en el horario de trabajo y objetivos de rendimiento medibles hasta flexibilidad y puntos de contacto. Estos aspectos pueden incluirse en parte en la política de teletrabajo, pero en la mayoría de los casos se trata de condiciones acordadas verbalmente, fruto de la conversación.

La quintaesencia de la gestión de las expectativas es la confianza. Una de las principales razones por las que los empresarios son reacios a permitir el teletrabajo, es la idea de la persona en pijama que consultará su correo electrónico de vez en cuando y hará otras cosas durante todo el día: si no puede ver a su empleado trabajando, deben estar haciendo algo más.. De ahí los requisitos extravagantes, como dejar la cámara web encendida todo el día o informar al jefe cuando se vaya al baño (según informa Slate). Sin embargo, tal y como se indica en nuestra anterior entrada del blog, eso está muy lejos de ser así: si acaso, los trabajadores a domicilio son más productivo. Pero deberían ser más productivos por las razones correctas: una encuesta reveló que más del 40% de los empleados que trabajan en casa tienen más horas de trabajo que en la oficina. Unos resultados asombrosos que ejemplifican la falta de confianza en ambos sentidos:

      • Los empresarios temen que su empleado esté trabajando y lo comprueban regularmente, no para optimizar el flujo de trabajo, sino para intentar pillarlo in fraganti
      • Los empleados temen que su jefe sospeche que no están trabajando, de ahí que rindan más de la cuenta para compensar la confianza (inexplicablemente) perdida

Directamente relacionado con esos problemas de confianza está el hecho de que debemos aceptar que el trabajo evoluciona - y también debería hacerlo nuestra mentalidad al respecto. Deja de lado los viejos axiomas y adopta la doble evolución del trabajo para mejorar:

      • En todo caso, la pandemia de COVID-19 nos ha demostrado que el trabajo es independiente de la ubicación. Tecnología como espacios de trabajo unificados permite a los trabajadores de oficina realizar la mayor parte de sus tareas en casa o en otro lugar.
      • El enfoque debe pasar del tiempo de trabajo a los resultados. En lugar de esperar que su empleado se siente frente a su ordenador de 9 a 5, acuerde los resultados.

Imagínese esto: si un empleado charla durante 15 minutos en el refrigerador de agua, nadie se inmuta. Sin embargo, si el mismo trabajador no responde a un mensaje de Slack o Teams durante el mismo tiempo, la sospecha malsana y el sentimiento de culpa entran en el lugar de trabajo. ¿Cuál es la diferencia entre ambos? En el primero, se en el lugar de trabajo - por lo tanto, según la lógica de algunos gestores, trabajando. Pero todos sabemos que el trabajo ya no es un lugar.

Una buena manera de empezar es adaptar una forma de comunicación abierta y flexible. Personalmente, las siguientes prácticas me resultaron especialmente útiles para alinear de forma saludable al "empleado, sus compañeros y su jefe":

      • Utilizar herramientas de MI como el rincón de la oficina: La desconexión física entre compañeros es una de las razones por las que no se pueden "escuchar" las conversaciones en la oficina. El uso de herramientas de mensajería instantánea es una forma práctica de comunicarse, pero si sólo se recurre a los mensajes privados habrá una gran cantidad de información dispersa entre las personas. En su lugar, aunque sólo quiera contactar con una persona, intente utilizar un chat de grupo, como si estuviera gritando su pregunta al otro lado de la oficina. Así, también, la gente levantará la vista, verá que no es para ellos, pero memorizará la información.
      • Establezca un punto de contacto semanal con la "webcam": En mi caso, semanalmente resultó ser la forma perfecta para tener una conversación con mi jefe para alinear todos los proyectos en curso. Durante la semana tenemos un contacto regular "por temas", por supuesto, pero ese momento es ideal para repasar todo.
      • Centrarse en los resultados, no en el tiempo de trabajo: En mi opinión, esto no debería aplicarse únicamente a los escenarios de teletrabajo. En todo caso, contar las horas es contraproducente: establezca objetivos, no relojes. El teletrabajo permite mucha más flexibilidad, y debe permitir a su personal que se adapte a su beneficio y al de ellos mismos.
      • No intente "compensar" el teletrabajo: El teletrabajo no se considera un privilegio, sino un derecho. Está en el mismo puesto con las mismas responsabilidades, y estas no cambian porque el lugar de trabajo se haya desplazado.

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[1] Nota: los teletrabajadores de la UE deben adherirse a un marco general establecido por la Comisión Europea. Muchas, si no todas, las leyes de teletrabajo de los Estados miembros de la UE son una aplicación concreta de ese marco.

[2] Consulte su excelente Guía de teletrabajo para obtener una amplia visión de conjunto y orientación sobre la elaboración de una política de teletrabajo.

Sobre el autor
karel
Karel Van Ooteghem
Director de Marketing
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