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Le travail à domicile est la nouvelle normalité - partie 2 : une relation saine entre employeur et employé

Voici le deuxième article de notre série de billets sur le travail à domicile. Lire partie 1 : productivité.

Bien que le travail à domicile soit en hausse depuis des années, la pandémie de COVID-19 a obligé de nombreuses entreprises à fournir à leurs employés les outils nécessaires pratiquement du jour au lendemain. Souvent, la situation était sans précédent : de nombreuses branches qui, auparavant, ne travaillaient que dans les bureaux, se sont mises au télétravail. Les personnes à l'origine de ces emplois - l'employeur comme l'employé - n'avaient aucune idée de ce qu'elles pouvaient attendre de l'autre. Dans ce billet de blog, nous allons nous pencher sur la relation entre les deux ; tant sur les questions formelles (politiques, droits, devoirs, etc.) qu'informelles (gestion des attentes) lorsqu'il s'agit de travail à domicile, sans nécessairement se rapporter à la pandémie actuelle.

Formel : politiques de travail à domicile

Le statut juridique du travail à domicile varie d'un pays à l'autre. Aujourd'hui, nous constatons que les gouvernements font un bon travail d'information de leurs citoyens sur les lois relatives au travail à domicile - si elles existent. Il est impossible de passer en revue tous les pays[1]mais voici quelques exemples notables :

      • En Belgique, il existe une différence juridique entre le télétravail occasionnel (pour des situations spécifiques telles qu'un enfant malade, un rendez-vous chez le médecin, etc.) et le télétravail structurel (travail hors du bureau sur une base régulière, sans lien avec des facteurs externes). Télétravail occasionnel nécessite une politique générale de télétravail attachée au manuel de l'employé, décrivant quelles fonctions peuvent télétravailler, pour quelles occasions, si des remboursements sont possibles, quel équipement doit être fourni, etc. Télétravail structurel, en revanche, nécessite une clause spécifique au télétravail dans le contrat de l'employé, décrivant les règles pour cet employé spécifique.
      • Contrairement à de nombreux autres pays, les salariés de le Royaume-Uni ont leur "lieu de travail" inclus dans le contrat du salarié. Lorsque le travail à domicile est demandé (possible à partir de la 26e semaine d'emploi) et autorisé, le contrat doit être modifié en conséquence : le lieu de travail devient l'adresse du domicile, avec la notion que l'employé est parfois censé être au bureau. Si d'autres modifications sont apportées (par exemple, les heures de travail, les dépenses, les avantages), l'employé doit également en être informé. Tout le reste relève de la politique de l'entreprise politique de travail à domicile que l'employeur met en place.
      • En les USA, les employeurs n'ont pas besoin de formaliser une politique dans le manuel ou le contrat de l'employé, mais établissent néanmoins leurs règles - qu'il s'agisse d'une annonce officielle à l'échelle de l'entreprise ou aussi informelle qu'un courriel de votre supérieur direct. Comme le dit The National Law Review, "[la politique de travail à domicile] peut être un document autonome ou même un e-mail adressé à ceux qui se verront offrir la possibilité de travailler à domicile."

Comme on peut le constater en étudiant la situation dans d'autres pays, les différences juridiques subtiles se résument à la mise en place d'une politique de travail à domicile (éventuellement en concertation avec vos employés) et à la communication claire de son contenu.

Cela nous amène à la question : que devrait contenir une telle politique de travail à domicile? Bien entendu, la structure d'un tel document n'est pas gravée dans le marbre. ACAS a mis en place un cadre utile pour vous aider à démarrer ; en bref, cela se résume à ceci[2]:

      1. Introduire le travail à domicile : qu'est-ce que l'employeur définit comme du travail à domicile, pourquoi l'autorise-t-il et comment un employé doit-il faire sa demande ?
      2. Définir l'analyse de rentabilité: quels rôles et situations sont éligibles pour le travail à domicile, et quelles sont les autres contraintes (par exemple, si l'employé ne dispose pas d'une connexion internet stable à son domicile, il ne peut pas faire de télétravail).
      3. Présentation des aspects pratiquesLe contrat de travail à domicile : il s'agit de la partie la plus importante (et la plus pratique) de votre politique de travail à domicile, car elle contient tous les détails nécessaires concernant le travail réel et les réglementations qui l'entourent. Cela peut inclure, mais ne doit pas être limité à :
          1. Évaluation des risques en matière de santé et de sécurité
          2. Qu'est-ce que l'entreprise fournit, et qui est responsable de leur utilisation correcte ? (p. ex. ordinateur portable, téléphone, etc.)
          3. Que fait l'entreprise pas fournissent, mais devraient être présents ? (par exemple, le chauffage)
          4. Qui paiera l'installation (et les autres coûts) pour faire de votre domicile un environnement propice au télétravail ?
          5. Les frais de subsistance (par exemple, l'électricité, la facture d'Internet) peuvent-ils être déclarés comme des dépenses ?
          6. Quelles sont les implications du travail à domicile sur votre fiscalité ? (diffère selon les pays)
          7. Conseils en matière d'hypothèque, de bail et d'assurance (par exemple, si le contrat de location d'une maison stipule expressément que les travaux prévus ne peuvent être effectués à la maison).
          8. Quand et comment l'employeur devra accéder au domicile de l'employé (par exemple, pour des installations ou des évaluations de sécurité).
          9. Que se passe-t-il lorsque l'employé déménage ?

Toute modification d'éléments spécifiques avec des employés individuels doit être discutée et acceptée à la fois par l'employé et l'employeur, et ratifiée conformément au cadre juridique du pays dans lequel vous opérez.

Informel : gestion des attentes et style de gestion

Définir les "règles" est une chose, mais mettre en pratique un travail à domicile productif qui satisfait à la fois l'employeur et l'employé en est une autre. Il est important que les deux parties sachent ce que l'autre attend d'elles. Ces attentes peuvent aller de la modification des horaires de travail à des objectifs de performance mesurables, en passant par la flexibilité et les points de contact. Elles peuvent être incluses en partie dans votre politique de travail à domicile, mais le plus souvent, il s'agit de conditions convenues verbalement, résultant d'une conversation.

La quintessence de la gestion des attentes est la confiance. L'une des raisons pour lesquelles les employeurs sont réticents à autoriser le télétravail, c'est l'idée de la personne en pyjama qui va vérifier ses e-mails de temps en temps et faire autre chose toute la journée : si vous ne voyez pas votre employé travailler, il doit être en train de faire autre chose. D'où des exigences farfelues comme laisser sa webcam allumée toute la journée, ou informer son patron quand on va aux toilettes (comme le rapporte Slate). Cependant, comme indiqué dans notre précédent billet de blog, c'est loin d'être le cas : au contraire, les travailleurs à domicile sont plus productifs. Mais ils devraient être plus productifs pour les bonnes raisons : une enquête a révélé que plus de 40% des employés travaillant à domicile travaillent plus longtemps qu'ils ne le feraient au bureau. Des résultats stupéfiants qui illustrent un manque de confiance dans les deux sens :

      • Les employeurs craignent que leur employé ne travaille et se manifestent régulièrement - non pas pour optimiser le flux de travail, mais pour essayer de le prendre en flagrant délit.
      • Les employés craignent que leur patron ne les soupçonne de ne pas travailler, d'où une surperformance en termes de temps pour compenser la confiance (inexplicablement) perdue.

Directement lié à ces questions de confiance, le fait que nous devons accepter que le travail évolue - et notre état d'esprit à son sujet doit aussi.Laissons tomber les vieux axiomes, et embrassons la double évolution du travail pour le meilleur :

      • En tout cas, la pandémie de COVID-19 nous a montré que le travail est indépendant de l'emplacement. Des technologies telles que espaces de travail unifiés permet aux travailleurs de bureau d'effectuer la majeure partie de leurs tâches à domicile ou ailleurs.
      • L'accent devrait passer du temps passé à travailler aux résultats. Plutôt que d'attendre de votre employé qu'il s'assoie devant son ordinateur de 9 à 17 heures, convenez de résultats à atteindre.

Imaginez ceci : si un employé discute pendant 15 minutes à la fontaine à eau, personne ne sourcille. Cependant, si le même travailleur ne répond pas à un Slack ou Teams message pendant le même laps de temps, une suspicion malsaine et des sentiments de culpabilité entrent dans le lieu de travail. Quelle est la différence entre les deux ? Dans le premier, vous êtes sur le lieu de travail- donc, selon la logique de certains managers, travail. Mais nous savons tous que le travail n'est plus un lieu.

Une bonne façon de commencer est d'adopter un mode de communication ouvert et flexible. J'ai personnellement trouvé les pratiques suivantes particulièrement utiles pour aligner " l'employé, ses collègues et son patron " de manière saine :

      • Utiliser les outils de messagerie instantanée comme le coin bureau : un des griefs de la déconnexion physique entre collègues est que vous ne pouvez pas "surprendre" les conversations au bureau. L'utilisation des outils de messagerie instantanée est un moyen pratique de communiquer, mais si vous n'optez que pour les messages privés, il y aura beaucoup d'informations éparpillées entre les personnes. Au lieu de cela, même si vous ne voulez contacter qu'une seule personne, essayez d'utiliser un chat de groupe - comme si vous criiez votre question à l'autre bout du bureau. Dans ce cas également, les gens lèveront les yeux, verront que ce n'est pas pour eux, mais mémoriseront l'information.
      • Mettre en place un point de contact hebdomadaire par 'webcam' : dans mon cas, hebdomadaire s'est avéré être le moment idéal pour avoir une conversation avec mon responsable afin de s'aligner sur tous les projets en cours. Nous avons des contacts réguliers " spécifiques à un sujet " pendant la semaine, bien sûr, mais ce moment unique est idéal pour tout passer en revue.
      • Focus on results, not time spent at the desk : à mon avis, cela ne devrait pas seulement s'appliquer aux scénarios de travail à domicile. En fait, compter les heures est contre-productif : fixez des objectifs, pas des horloges. Le travail à domicile permet beaucoup plus de flexibilité, et vous devriez permettre à votre personnel de l'utiliser à son avantage et au vôtre.
      • Ne tentez pas de "compenser" le travail à domicile : ne considérez pas le travail à domicile comme un privilège, mais comme un droit. Vous occupez le même rôle avec les mêmes responsabilités, et celles-ci ne changent pas parce que le lieu de travail s'est déplacé.

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[1] Remarque : les télétravailleurs de l'UE doivent adhérer à une cadre général mis en place par la Commission européenne. De nombreuses lois sur le télétravail, si ce n'est toutes, dans les États membres de l'UE sont une application concrète de ce cadre.

[2] Consultez leur excellent Guide des devoirs pour obtenir un aperçu complet et des conseils sur la rédaction d'une politique de travail à domicile.

A propos de l'auteur
karel
Karel Van Ooteghem
Responsable du marketing
Table des matières
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