Voici le deuxième article de notre série de billets sur le travail à domicile. Lire partie 1 : productivité.
Bien que le travail à domicile soit en hausse depuis des années, la pandémie de COVID-19 a contraint de nombreuses organisations à fournir à leurs employés les outils nécessaires au travail à domicile pratiquement du jour au lendemain. Souvent, la situation était sans précédent : de nombreuses branches qui, auparavant, ne travaillaient que dans les bureaux, se sont mises au télétravail. Les personnes à l'origine de ces emplois - l'employeur comme l'employé - n'avaient aucune idée de ce qu'elles pouvaient attendre de l'autre.
Dans ce billet de blog, nous allons nous pencher sur la relation employeur-employé, tant sur les questions formelles (politiques, droits, devoirs, etc.) qu'informelles (gestion des attentes) lorsqu'il s'agit de travail à domicile, sans que cela soit nécessairement lié à la pandémie actuelle.
Formel : politiques de travail à domicile
Le statut juridique du travail à domicile varie d'un pays à l'autre. Aujourd'hui, nous constatons que les gouvernements font un bon travail d'information de leurs citoyens sur les lois relatives au travail à domicile - si elles existent. Il est impossible de passer en revue tous les pays [1], mais voici quelques exemples notables :
Exemples de politiques de travail à domicile dans le monde
Politique en matière de devoirs à domicile en Belgique
En Belgique, il existe une différence juridique entre le télétravail occasionnel (pour des situations spécifiques telles qu'un enfant malade, un rendez-vous chez le médecin, etc.) et le télétravail structurel (travail hors du bureau sur une base régulière, sans lien avec des facteurs externes). Télétravail occasionnel nécessite une politique générale de télétravail attachée au manuel de l'employé, décrivant quelles fonctions peuvent télétravailler, pour quelles occasions, si des remboursements sont possibles, quel équipement doit être fourni, etc. Télétravail structurel, en revanche, nécessite une clause spécifique au télétravail dans le contrat de l'employé, décrivant les règles pour cet employé spécifique.
Politique de travail à domicile au Royaume-Uni
Contrairement à de nombreux autres pays, les salariés de le Royaume-Uni ont leur "lieu de travail" inclus dans le contrat du salarié. Lorsque le travail à domicile est demandé (possible à partir de la 26e semaine d'emploi) et autorisé, le contrat doit être modifié en conséquence : le lieu de travail devient l'adresse du domicile, avec la notion que l'employé est parfois censé être au bureau. Si d'autres modifications sont apportées (par exemple, les heures de travail, les dépenses, les avantages), l'employé doit également en être informé. Tout le reste relève de la politique de l'entreprise politique de travail à domicile que l'employeur met en place.
Politique de travail à domicile aux États-Unis
En les USA, les employeurs n'ont pas besoin de formaliser une politique dans le manuel ou le contrat de l'employé, mais établissent néanmoins leurs règles - qu'il s'agisse d'une annonce officielle à l'échelle de l'entreprise ou aussi informelle qu'un courriel de votre supérieur direct. Comme le dit The National Law Review, "[la politique de travail à domicile] peut être un document autonome ou même un e-mail adressé à ceux qui se verront offrir la possibilité de travailler à domicile."
Comme on peut le constater en étudiant la situation dans d'autres pays, les différences juridiques subtiles se résument à la mise en place d'une politique de travail à domicile (éventuellement en concertation avec vos employés) et à la communication claire de son contenu dans l'intérêt de la relation employeur-employé.
Que doit contenir une politique de travail à domicile ?
Cela nous amène à la question suivante : que devrait contenir une telle politique de travail à domicile ? Bien entendu, la structure d'un tel document n'est pas figée. ACAS a mis en place un cadre utile et pertinent pour vous aider à démarrer ; en bref, cela se résume à ceci[2] :
Introduction du travail à domicile
Qu'est-ce que l'employeur définit comme du travail à domicile, pourquoi l'autorise-t-il et comment un employé doit-il demander des heures de travail à domicile ?
Définir l'analyse de rentabilité
Quels sont les emplois et les situations éligibles au travail à domicile, et quelles sont les autres contraintes (par exemple, si le salarié ne dispose pas d'une connexion internet stable à son domicile, il ne peut pas faire de travail à domicile).
Présentation des aspects pratiques
C'est la partie la plus importante (et la plus pratique) de votre politique de travail à domicile, car elle contient tous les détails nécessaires concernant le travail réel et les réglementations qui l'entourent. Comment les managers peuvent-ils soutenir l'employé ? Cela peut inclure, mais ne doit pas se limiter à :
Évaluation des risques en matière de santé et de sécurité (par exemple, quelles sont les exigences en matière de sécurité ?)
Qu'est-ce que l'entreprise fournit, et qui est responsable de leur utilisation correcte ? (p. ex. ordinateur portable, téléphone, etc.)
Quelles ressources l'entreprise pas fournissent, mais devraient être présents ? (par exemple, le chauffage)
Qui paiera l'installation (et les autres coûts) pour faire de votre domicile un environnement propice au télétravail ?
Les frais de subsistance (par exemple, l'électricité, la facture d'Internet) peuvent-ils être déclarés comme des dépenses ?
Quelles sont les implications du travail à domicile sur votre fiscalité ? (diffère selon les pays)
Conseils en matière d'hypothèque, de bail et d'assurance (par exemple, si le contrat de location d'une maison stipule expressément que les travaux prévus ne peuvent être effectués à la maison).
Quand et comment l'employeur devra accéder au domicile de l'employé (par exemple, pour des installations ou des évaluations de sécurité).
Que se passe-t-il lorsque l'employé change d'emploi ?
Toute modification d'éléments spécifiques avec des employés individuels doit être discutée et acceptée à la fois par l'employé et l'employeur des entreprises, et ratifiée conformément au cadre juridique du pays dans lequel vous opérez.
Informel : gestion des attentes et style de gestion
Définir les "règles" est une chose, mais mettre en pratique un travail à domicile productif qui satisfait à la fois l'employeur et l'employé en est une autre. Il est important que les deux parties sachent ce que l'autre attend d'elles. Ces attentes peuvent aller de la modification des horaires de travail à des objectifs de performance mesurables, en passant par la flexibilité et les points de contact. Elles peuvent être incluses en partie dans la politique de l'entreprise en matière de travail à domicile, mais le plus souvent, il s'agit de conditions convenues verbalement, résultant d'une conversation entre l'employeur et l'employé.
Travail à domicile, confiance et productivité
L'élément essentiel de la gestion des attentes est confiance. L'une des principales raisons pour lesquelles les employeurs sont réticents à autoriser le télétravail, c'est l'idée de la personne en pyjama qui vérifiera ses e-mails de temps en temps et fera autre chose toute la journée : si vous ne voyez pas votre employé travailler, ils doivent faire quelque chose d'autre. D'où les exigences farfelues telles que laisser votre webcam allumée toute la journée ou informer votre patron lorsque vous allez aux toilettes (comme l'a rapporté le magazine Ardoise).
Cependant, comme nous l'avons indiqué dans notre précédent article de blog, c'est loin d'être le cas, les travailleurs à domicile sont plus productif. Mais ils devraient être plus productifs pour les bonnes raisons : une enquête a révélé que plus de 40% des employés travaillant à domicile travaillent plus longtemps qu'ils ne le feraient au bureau. Des résultats stupéfiants qui illustrent un manque de confiance dans les deux sens :
Les employeurs craignent que leurs employés ne travaillent pas et les contrôlent régulièrement - non pas pour optimiser le flux de travail, mais pour essayer de les prendre en flagrant délit.
Les employés craignent que leur patron ne les soupçonne de ne pas travailler, d'où une surperformance en termes de temps pour compenser la confiance (inexplicablement) perdue, ce qui entraîne une baisse du bien-être.
Le travail n'est plus un lieu
Directement lié à ces questions de confiance dans l'environnement de travail est le fait que nous devons accepter que le travail évolue - et notre état d'esprit à ce sujet doit l'être aussi. Oubliez les vieux axiomes et adoptez la double évolution du travail pour le mieux :
En tout cas, la pandémie de COVID-19 nous a montré que le travail est indépendant de l'emplacement. Par exemple, des technologies telles que espaces de travail unifiés peut offrir un accès à distance sécurisé et permet aux employés de bureau d'effectuer la majeure partie de leurs tâches à domicile ou ailleurs. Il est important de garder la sécurité à l'esprit et de prendre les mesures nécessaires pour protéger votre personnel à distance.
L'accent devrait passer du temps passé à travailler aux résultats. Plutôt que d'attendre de votre employé qu'il s'assoie devant son ordinateur de 9 à 17 heures, convenez de résultats à atteindre.
Imaginez ceci : si des employés de bureau discutent pendant 15 minutes à la fontaine à eau, personne ne sourcille. En revanche, si ces mêmes employés ne répondent pas à une Slack ou Équipes pour la même durée, une suspicion malsaine et un sentiment de culpabilité s'installent sur le lieu de travail. Quelle est la différence entre les deux ? Dans le premier cas, vous êtes sur le lieu de travail dans le bureau - donc, selon la logique de certains managers, travail. Mais nous savons tous que le travail n'est plus un lieu.
Meilleures pratiques pour aligner l'employé et l'employeur
Une bonne pratique pour commencer est d'adopter un mode de communication ouvert et flexible dans les entreprises. De cette façon, vous pouvez créer un bon environnement de travail. J'ai personnellement trouvé les pratiques suivantes particulièrement utiles pour aligner "l'employé, ses collègues et son patron" de manière saine :
Utiliser des outils de messagerie instantanée comme le coin bureauL'un des inconvénients de la coupure physique entre collègues est qu'il est impossible d'écouter les conversations au bureau. L'utilisation d'outils de messagerie instantanée est un moyen pratique de communiquer, mais si vous n'utilisez que des messages privés, vous risquez d'avoir des problèmes de communication. sera il y a beaucoup d'informations éparpillées entre les personnes. Au lieu de cela, même si vous ne voulez contacter qu'une seule personne, essayez d'utiliser un chat de groupe - comme si vous criiez votre question à l'autre bout du bureau. Là aussi, les gens lèveront les yeux, verront que ce n'est pas pour eux, mais mémoriseront l'information. Cela présente des avantages pour tout le monde.
Mettez en place un point de contact hebdomadaire "webcam".Dans mon cas, la semaine s'est avérée être le moment idéal pour avoir une conversation avec mes responsables afin d'aligner tous les projets en cours. Nous avons bien sûr des contacts réguliers sur des sujets spécifiques pendant la semaine, mais ce moment est idéal pour tout passer en revue. Expliquez clairement ce que vous attendez de l'appel, afin que vous puissiez tous venir préparés et ne pas perdre de temps.
Focus on results, not time spent at the desk : à mon avis, cela ne devrait pas seulement s'appliquer aux scénarios de travail à domicile. En fait, compter les heures est contre-productif : fixez des objectifs, pas des horloges. Le travail à domicile permet beaucoup plus de flexibilité, et vous devriez permettre à votre personnel de l'utiliser à son avantage et au vôtre.
Ne tentez pas de "compenser" le travail à domicile : ne considérez pas le travail à domicile comme un privilège, mais comme un droit. Vous occupez le même rôle avec les mêmes responsabilités, et celles-ci ne changent pas parce que le lieu de travail s'est déplacé.
Sources
- [1] Remarque : les télétravailleurs de l'UE doivent adhérer à une cadre général mis en place par la Commission européenne. De nombreuses lois sur le télétravail, si ce n'est toutes, dans les États membres de l'UE sont une application concrète de ce cadre.
- [2] Consultez leur excellent Guide des devoirs pour obtenir un aperçu complet et des conseils sur la rédaction d'une politique de travail à domicile.
- https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/telewerk/occasioneel-telewerk
- https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/bijzondere-arbeidsovereenkomsten/huisarbeid-en-telewerk/huisarbeid-0
- https://www.personneltoday.com/hr/legal-practical-tips-employers-homeworking/
- https://fmpglobal.co.uk/resources/useful-info/working-from-home-employers-guide/
- https://www.natlawreview.com/article/legal-implications-telecommuting-working-home-response-to-coronavirus
- https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
- https://medium.com/management-matters/do-you-trust-your-team-to-work-at-home-7b0856f6de8b
- https://slate.com/human-interest/2020/03/coronavirus-working-from-home-remote-workforce-telework.html
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=LEGISSUM:c10131&from=FR
- https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
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