Nederlandstalige versie: zie onder

The Dutch Municipality of Gooise Meren (merged from Bussum, Naarden, Muiden and Muiderberg in 2016) is located in the Randstad, between Amsterdam, Utrecht, Amersfoort and Almere and has about 58,000 inhabitants. The municipality’s IT team was looking for a way to get their staff to work mainly from home, but they had some requirements: the solution had to be extremely secure , as accessible as possible and easy to manage. When their partner Lantech heard about this, they soon came up with Awingu – and it turned out to be a success story.

In search of a secure digital workplace

Before the merger, the municipalities worked almost exclusively with Windows 7 workstations. However, it soon became clear that there was a need for a more flexible solution to, among other things, facilitate working from home. “Initially, we offered RDS. Since almost everyone worked with a Windows PC (including at home), we could easily sell it to our employees. That’s all well and good, but it wasn’t particularly secure,” says Vincent van Eijden (System Administrator, Municipality of Gooise Meren). “That’s why we went looking for a better solution. The sensitive data stored and processed by the municipality required a certain minimum level of data security.”

Vincent van Eijden
System Administrator, Municipality of Gooise Meren

In addition to security, simplicity was also very important in choosing for Awingu. An important factor here was that no software (or VPN client) had to be installed on the user device. “We mainly thought of our users. Not everyone is tech-savvy, which is why we were looking for something that was as accessible as possible. Awingu fitted the bill perfectly: opening a browser and installing your MFA was something everyone could do. The next time you just had to open up Google Chrome, and you could start right away,” says Vincent. Awingu’s simplicity was also a plus for the system administrators: “Our IT team consists of just 4 people, so we didn’t want to bring in a product that would require a lot of work.”

“From the community service officer to the mayor”

At the municipality, Awingu is mainly used as a homeworking solution. That had always been the intention, but COVID-19 accelerated that process.

"Just when we had phased out the old solution completely, the pandemic broke out. Fortunately, Awingu is a scalable solution, and with the purchase of some extra licences we were able to have the majority of our staff working from home without any problems. At the moment, everyone actually uses Awingu, from the community service officer to the mayor. Everyone has access to the digital workplace. In addition, Awingu is also used at external workplaces that are not connected to the municipal network, such as the cemeteries."
Vincent van Eijden
System Administrator, Municipality of Gooise Meren

There were a number of users who were more familiar with the old solution, but Vincent advised against it: it’s a lot more unsafe, and this is the perfect time for hackers to look for low-hanging fruit. Vincent also says that Awingu will serve the same role once everything returns to normal: “At first we thought that after corona everything would be back to the way it was before, but that idea has now been abandoned. We are in the process of further developing a more hybrid form of working, at home and in the office, for the longer term”.

When Awingu was introduced to the municipality, only desktops were virtualised via the digital workplace. This has since been extended to a series of web applications that are made securely accessible via Awingu’s reverse proxy. “In addition, we are also working on putting our webmail behind Awingu, so that it too is always consulted in a secure manner”, Vincent adds.

Excellent support

Initially, the end users at the municipality had problems using Awingu in combination with a second screen. This was reported to Awingu, after which our support and development teams dealt with it head-on. “The result of our request was that we were allowed to use a beta version of Awingu in which our problem was raised. We really liked the way Awingu reacted to this, and we were very happy with the result”. Meanwhile, extensive multi-monitor support is a fact within Awingu. “The users are very positive about Awingu, after solving that problem we have heard nothing but compliments. For our RDS environment, Awingu runs extremely smooth.”

Find out more about Awingu for local authorities, or start your free trial account!

About the author
karel
Karel Van Ooteghem
Marketing Manager

Gemeente Gooise Meren laat personeels-bestand veilig thuis werken via Awingu

De Nederlandse gemeente Gooise Meren (gefuseerd uit Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg in 2016) ligt in de randstad, tussen Amsterdam, Utrecht, Amersfoort en Almere en  telt ongeveer 58.000 inwoners. Het IT-team van de gemeente was op zoek naar een manier om het personeel vooral vanuit huis te laten werken, maar had enkele vereisten: de oplossing moest bijzonder veilig, zo laagdrempelig mogelijk en eenvoudig te managen zijn. Toen partner Lantech hiervan hoorde, kwamen ze al gauw met Awingu aan – en dat bleek een succesverhaal.

Op zoek naar een veilige digitale werkplek

Voor de fusie werkten de gemeenten bijna uitsluitend met Windows 7 werkstations, maar al gauw werd duidelijk dat er een behoefte was aan een meer flexibele oplossing – onder meer om thuiswerk te faciliteren. “Initieel boden we RDS aan. Aangezien bijna iedereen met een Windows pc werkte (ook thuis) konden we dat eenvoudig aan de man brengen. Dat is allemaal wel leuk, maar bijzonder veilig was het niet,” vertelt Vincent van Eijden (Systeembeheerder, Gemeente Gooise Meren).  “Daarom gingen we op zoek naar een betere oplossing.” De gevoelige data die door de gemeente wordt bewaard en verwerkt vereiste een zeker minimum aan dataveiligheid. “De nieuwe oplossing moest zeker MFA-mogelijkheden hebben. Dat was echt een must: security is een groot goed, en Awingu pakt dat prima aan.

Naast veiligheid was ook simpliciteit erg belangrijk in de keuze voor Awingu. Een belangrijke factor daarbij was dat er zeker geen software (of VPN client) moest geïnstalleerd worden op het gebruikerstoestel. “We dachten vooral aan onze gebruikers. Niet iedereen is even tech-savvy, en daarom zochten we iets dat zo laagdrempelig mogelijk was. Awingu paste perfect in dat plaatje: een browser openen en je MFA installeren kon iedereen. De volgende keer hoefde je gewoon Google Chrome op te starten, en je kan meteen aan de slag!”, aldus Vincent. Ook voor de systeembeheerders was de eenvoud van Awingu een pluspunt: “Ons IT-team bestaat uit slechts 4 mensen, dus we wilden geen product in huis halen waar we veel werk aan zouden hebben.”

“Van de boa tot de burgemeester”

Awingu wordt bij de gemeente voornamelijk ingezet als thuiswerkoplossing. Dat was al altijd de bedoeling, maar door COVID-19 belandde dat proces in een stroomversnelling: “Net toen we de oude oplossing volledig uitgefaseerd hadden, brak de pandemie uit. Gelukkig is Awingu een schaalbare oplossing, en mits aanschaf van wat extra licenties konden we het gros van ons personeelsbestand zonder problemen thuis laten werken. Op dit moment gebruikt eigenlijk iedereen Awingu, pakweg van de boa tot de burgemeester. Iedereen heeft toegang tot de digitale werkplek”, zegt Vincent. Daarnaast wordt Awingu ook gebruikt op de externe werkplekken die niet verbonden zijn met het gemeentenetwerk, zoals op de begraafplaatsen.

Er waren nog een aantal gebruikers dat zich meer vertrouwd wist met de oude oplossing, maar dat werd door Vincent afgeraden: het is immers een stuk onveiliger, en dit is het moment bij uitstek waarop hackers vogels voor de kat zoeken. Vincent vertelt ook dat Awingu dezelfde rol zal dienen eens alles terug normaal wordt: “We dachten eerst dat na corona alles terug zoals vroeger ging zijn, maar dat idee is inmiddels verlaten. . We zijn bezig met het verder ontwikkelen van een meer hybride vorm van werken, thuis en op kantoor, voor de langere termijn.”

Toen Awingu geïntroduceerd werd bij de gemeente, werden er enkel desktops gevirtualiseerd via de digitale werkplek. Ondertussen is dat uitgebreid naar een serie webapplicaties die via Awingu’s reverse proxy op een veilige manier toegankelijk worden gesteld. “Daarnaast zijn we ook bezig met onze webmail achter Awingu te zetten, zodat ook die steeds op een veilige manier geraadpleegd wordt”, weet Vincent nog te zeggen.

Uitstekende support

Initieel hadden de eindgebruikers bij de gemeente problemen om Awingu in combinatie met een tweede scherm te gebruiken. Dit werd gemeld aan Awingu, waarna onze support en development teams er het hoofd aan boden. “Het resultaat van ons verzoek was dat we een bèta-versie van Awingu mochten gebruiken waarin ons probleem werd aangekaart. Hoe Awingu daarop gereageerd heeft vonden we echt top, en we waren super blij met het resultaat.” Ondertussen is uitgebreide multi-monitor support een feit binnen Awingu. “De gebruikers zijn heel positief over Awingu, na het oplossen van dat probleem hebben we niks anders dan complimenten mogen horen. Voor onze RDS-omgeving loopt Awingu echt als een trein.”

Kom meer te weten over Awingu bij lokale overheden, of start je gratis trial account!