Covid19 ha spinto le aziende di tutto il mondo ad adottare il lavoro a domicilio. Tuttavia, non sempre è stato impostato nel modo ideale: dagli strumenti informatici allo stile di gestione, fino alle modalità di lavoro dei lavoratori a distanza. Le cose sono state implementate in fretta e furia. In questa serie di blog, illustreremo il lavoro da casa in tutti i suoi aspetti.
Questo blog post è la prima parte, in cui daremo uno sguardo a come/perché si ritiene che il lavoro a distanza aumenti la produttività dei dipendenti, alle differenze culturali e a ciò che serve per ottimizzare il lavoro "produttivo" da casa. Nei post successivi tratteremo altri aspetti, come le norme giuridiche, il BYOD (Bring Your Own Device), gli stili di gestione, l'ottimizzazione dei costi, ecc.
Negli ultimi anni ho lavorato da casa molto regolarmente. Vivere a circa 90 minuti di macchina dall'ufficio mi ha aiutato, ovviamente. Il lavoro a distanza è diventato la mia nuova normalità molto tempo fa.
Detto questo, non includeva il fatto di non andare mai in ufficio e di non avere alcun tipo di contatto faccia a faccia con altri lavoratori, come il mio team. Non comprendeva nemmeno la possibilità di avere i miei figli piccoli in giro per casa mentre lavoro. Presumo che la misura COVID-19 sia temporanea per natura, ma anche che l'attuale picco di lavoro forzato da casa avrà conseguenze sul modo in cui lavoreremo in futuro. In altre parole, sono convinto che l'adozione di dipendenti che lavorano da remoto crescerà con un modello ibrido come risultato - quindi facciamolo bene.
Aumentare la produttività
Entriamo subito nel vivo dell'argomento. Si sostiene che i lavoratori a distanza con una politica di spazio di lavoro flessibile (casa, ufficio, ovunque) siano più produttivi lavorando da casa. Per esperienza personale, sono d'accordo con questa affermazione: risparmio di tempo per gli spostamenti, riduzione dei livelli di stress, maggiore facilità di concentrazione, soglia più alta di interruzione, ecc.
Di seguito parleremo di questi fattori di successo. Non sono l'unico a sentirsi più produttivo quando si lavora regolarmente a casa: un sondaggio IWG del marzo 2019 mostra che gli intervistati tendono a essere molto positivi sul rapporto tra produttività e spazio di lavoro flessibile/lavoro a casa. 37% degli intervistati dichiarano addirittura di essere 40% più produttivi quando lavorano da remoto. L'aumento della produttività quando si lavora da casa è un dato di fatto.
% degli uomini d'affari (scala di destra) che riportano l'aumento di produttività (scala di sinistra) che si ritiene sia dovuto a una politica di spazi di lavoro flessibili
Fonte: Sondaggio IWG da marzo 2019
Lavoro da casa: per chi?
Chiaramente, non tutti i lavori possono essere svolti da un ufficio a casa. Mentre in alcuni Paesi si sperimentano visite mediche a distanza, non vedo un'infermiera che dia istruzioni a distanza su come prelevare il sangue. Anche gli autisti di autobus, gli operai edili, ecc. non hanno la possibilità di lavorare da casa.
È un vantaggio tipico dei lavoratori della conoscenza (colletti bianchi) e delle persone che svolgono la maggior parte del loro lavoro al computer. Negli Stati Uniti, il World Economic Forum stima che "circa un quarto (24%) dei lavoratori in occupazioni "manageriali, commerciali e finanziarie" - come dirigenti aziendali, manager IT, analisti finanziari, contabili e assicuratori - hanno accesso al telelavoro. Così come il 14% dei lavoratori "professionali e affini", come avvocati, progettisti di software, scienziati e ingegneri".
Tuttavia, "solo il 7% dei lavoratori civili negli Stati Uniti, o circa 9,8 milioni dei circa 140 milioni di lavoratori civili della nazione, hanno accesso a un beneficio di 'luogo di lavoro flessibile', o telelavoro", secondo il 2019 National Compensation Survey (NCS) del Bureau of Labor Statistics federale.
Come mostrano i grafici sottostanti, sono molteplici le variabili che creano una piattaforma per il lavoro flessibile e da casa: il settore in cui si lavora e il ruolo che si ricopre sono importanti. Anche le dimensioni dell'azienda: le organizzazioni più grandi tendono a consentire il lavoro da casa in modo più ampio. Ci sono anche differenze culturali. Nel prossimo capitolo analizzeremo le differenze tra i vari Paesi.
Quali sono i consigli e i trucchi per lavorare a casa?
I consigli di Arnaud per il lavoro da casa
La maggior parte delle persone saranno d'accordo che sono più produttive quando lavorano a casa. Questo contesto è molto personale. Lasciatemi condividere 10 consigli che mi aiutano ad ottenere il massimo dai miei giorni di lavoro a casa:
- Farsi una doccia, vestirsi: lavorate, ma non in un ambiente d'ufficio. Non mi troverete a lavorare in pigiama! È importante cercare di fare una distinzione dalla vita domestica per rimanere concentrati.
- Un ufficio tranquillo con luce naturale: Ho il lusso di avere 2 uffici in casa mia. Uno è integrato nel soggiorno e lo uso la sera, quando non ci sono chiamate, o quando non c'è nessuno in casa. L'altro ufficio è isolato dal mondo e libero da distrazioni e rumori. Questo è davvero l'ufficio predefinito per me.
- 3 monitorCon 2 monitor esterni collegati al mio laptop, sono ancora più attrezzato a casa che in ufficio.
- Scrivania pulita: Non mi piace il disordine sulla scrivania. Pulisco almeno ogni due giorni. L'unica cosa che troverete è una penna o 2, della carta (per gli scarabocchi) e una bottiglia d'acqua.
- Musica: Ho sempre lavorato con la musica in sottofondo. Mi aiuta a concentrarmi e a rimanere produttivo. A questo proposito, in ufficio ho spesso una cuffia che riproduce musica. Quindi, quando lavoro da casa, faccio lo stesso.
- Riunioni online con video: Proprio per la natura del mio lavoro, faccio tonnellate di riunioni online con persone in tutto il mondo. Mi piace vedere le persone durante una riunione, e, quindi, non ho il mio "video on".
- PianificazioneOgni settimana cerco di pianificare in anticipo e di inserire nella mia agenda un po' di tempo per le attività di concentrazione. Si tratta di compiti che richiedono più di 30 minuti e che richiedono di "entrare nella zona" per essere portati a termine. Ogni mattina rivedo e modifico la mia agenda. Questo aiuta anche a definire le aspettative degli altri che potrebbero dipendere dal mio lavoro. In questo modo tutti possono essere produttivi durante l'orario di lavoro e la pianificazione aiuta anche l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Messaggistica istantanea, attivo: Come detto, sono abituato a lavorare su 3 monitor. Uno di questi monitor avrà di default il mio Slack, WhatsApp e Teams aperto. Mi rendo conto che questo in realtà non dovrebbe essere una best practice in quanto crea distrazione. Questo è probabilmente vero. Mi aiuta solo a non sentirmi isolato e ad essere ancora in qualche modo integrato nel team.
- Orologio Samsung: Come la maggior parte dei dipendenti sa, stare seduti tutto il giorno non fa bene alla salute. Il mio orologio mi ricorda di alzarmi, fare una passeggiata per prendere un po' d'aria fresca e fare un po' di esercizio fisico regolare nel tempo libero.
- Pianificare un F2F con la squadra almeno una volta a settimana: tutti questi aspetti sono legati al lavoro a casa. Ma altrettanto importante per me è avere un vero e proprio tempo F2F programmato su base settimanale per rimanere in contatto con i miei collaboratori. Quindi, manager d'azienda, fate il check-in con il vostro team!
- Usare i giusti strumenti di gestione del progettoÈ importante utilizzare un software che consenta ai team di collaborare, pianificare, stilare una lista di cose da fare, analizzare e gestire le attività quotidiane. Uno dei miei preferiti è nTask Manager - ci aiuta a semplificare la gestione dei progetti, a organizzare i nostri flussi di lavoro e le ore di lavoro, a concentrarci sulle attività più importanti, a monitorare i nostri progressi e a garantire che l'intero team sia sulla stessa pagina! Siete curiosi? Potete richiedere una demo qui.
- Farsi una doccia, vestirsi: lavorate, ma non in un ambiente d'ufficio. Non mi troverete a lavorare in pigiama! È importante cercare di fare una distinzione dalla vita domestica per rimanere concentrati.
Velocità diverse in paesi diversi
Se guardiamo all'Unione Europea, ci sono grandi differenze tra i Paesi nell'adozione del lavoro a distanza. I dati raccolti da Eurostat di seguito - come raccolti da Merchant Savvy - mostra l'evoluzione dei dipendenti che lavorano occasionalmente da casa nell'arco di 10 anni.
Le differenze possono essere in parte spiegate dal mix unico di industrie in ciascun Paese (ad esempio, i Paesi con più lavoratori della conoscenza potrebbero logicamente avere un numero maggiore di dipendenti che lavorano in remoto rispetto ai Paesi con più operai nel settore manifatturiero). Questo ragionamento non è sempre valido. La Svezia, ad esempio, ha un'industria manifatturiera relativamente grande, ma è in testa alla classifica del lavoro da casa (occasionale).
La disponibilità di infrastrutture di telecomunicazione e IT, la cultura, lo stile di leadership, ecc. spiegheranno le differenze per paese.
Eurostat: evoluzione del lavoro occasionale a domicilio nell'UE
Fonti
- https://www.eurofound.europa.eu/publications/report/2010/telework-in-the-european-union
- https://www.merchantsavvy.co.uk/remote-working-statistics/
- https://www.weforum.org/agenda/2020/03/working-from-home-coronavirus-workers-future-of-work
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