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Il lavoro da casa è la nuova normalità - parte 2: rapporto sano tra datore di lavoro e dipendente

Questa è la seconda voce della nostra serie di post sul blog 'homeworking'. Leggi parte 1: produttività.

Anche se il lavoro da casa è in aumento da anni, la pandemia di COVID-19 ha costretto molte aziende a fornire ai loro dipendenti gli strumenti necessari praticamente da un giorno all'altro. Spesso la situazione era senza precedenti: molte filiali che prima lavoravano solo in ufficio stavano telelavorando. Le persone che stavano dietro a quei lavori - sia il datore di lavoro che il dipendente - non avevano idea di cosa aspettarsi dall'altro. In questo post del blog, daremo uno sguardo al rapporto tra i due; sia su questioni formali (politiche, diritti, doveri, ecc.) che informali (gestione delle aspettative) quando si tratta di telelavoro, non necessariamente in relazione alla pandemia attuale.

Formale: politiche di lavoro da casa

Lo status legale del lavoro a domicilio varia da paese a paese. Soprattutto ora, notiamo che i enti pubblici stanno facendo un buon lavoro nell'informare i loro cittadini sulle leggi costruite intorno al lavoro a domicilio - se esistono. È impossibile esaminare ogni paese[1], ma qui ci sono alcuni esempi degni di nota:

      • In Belgio c'è una differenza legale tra il telelavoro occasionale (per situazioni specifiche come un figlio malato, un appuntamento dal medico, ecc.) e il telelavoro strutturale (lavorare fuori dall'ufficio su base regolare, non legato a fattori esterni). Telelavoro occasionale richiede un generale politica del lavoro da casa allegato al manuale del dipendente, che delinea quali funzioni possono essere telelavorate, per quali occasioni, se sono possibili rimborsi, quali attrezzature devono essere fornite, ecc. Telelavoro struttural, d'altra parte, richiede una clausola specifica per il telelavoro nel contratto del dipendente, che delinea le regole per quel dipendente specifico.
      • A differenza di molti altri paesi, i dipendenti in il Regno Unito avere il loro "luogo di lavoro" incluso nel contratto di lavoro. Quando viene richiesto il lavoro da casa (possibile a partire dal 26 il settimana di lavoro) e consentito, il il contratto dovrebbe essere modificato di conseguenzaIl luogo di lavoro diventa l'indirizzo di casa, con l'idea che ci si aspetta che il dipendente sia a volte in ufficio. Se vengono apportati altri cambiamenti (per esempio orari di lavoro, spese, benefici), il dipendente deve essere informato. Tutto il resto si riduce all'azienda politica del lavoro da casa che il datore di lavoro stabilisce.
      • In gli USA, i datori di lavoro non hanno bisogno di formalizzare una politica nel manuale del dipendente o nel contratto, ma comunque impostano le loro regole - sia come un annuncio ufficiale, a livello aziendale o informale come una e-mail dal vostro diretto superiore. Come The National Law Review dice, "[la politica del lavoro a domicilio] può essere un documento a sé stante o anche una e-mail indirizzata a coloro a cui verrà offerta la possibilità di lavorare da casa".

Come è evidente quando si ricerca la situazione di altri paesi, le sottili differenze legali si riducono tutte all'istituzione di una politica di lavoro da casa (opzionalmente in conversazione con i vostri dipendenti) e alla comunicazione chiara dei suoi contenuti.

Questo ci porta alla domanda: cosa dovrebbe contenere una tale politica sul lavoro da casa? Naturalmente, la struttura di un tale documento non è fissata nella pietra. ACAS ha creato un quadro utile per iniziare; in breve, si riduce a questo[2]:

      1. Introduzione al lavoro a domicilio: cosa definisce il datore di lavoro come lavoro a domicilio, perché lo permette e come dovrebbe fare domanda un dipendente?
      2. Impostazione del caso aziendale: quali ruoli e situazioni sono ammissibili per lavorare da casa, e quali sono altri vincoli (ad esempio, se il dipendente non ha una connessione internet stabile a casa, non può telelavorare).
      3. Delineare gli aspetti praticiQuesta sarà la parte più grande (e più pratica) della vostra politica di lavoro a domicilio, poiché contiene tutti i dettagli necessari riguardanti il lavoro effettivo e i regolamenti che lo circondano. Questo può includere, ma non dovrebbe essere limitato a:
          1. Valutazioni dei rischi per la salute e la sicurezza
          2. Cosa fornisce l'azienda e chi è responsabile del loro uso corretto? (es. computer portatile, telefono, ecc.)
          3. Cosa fa l'azienda non fornire, ma dovrebbe essere presente? (per esempio il riscaldamento)
          4. Chi pagherà l'installazione (e gli altri costi) per rendere la tua casa un ambiente favorevole al telelavoro?
          5. I costi della vita (ad esempio, elettricità, bolletta internet) possono essere dichiarati come spese?
          6. Quali implicazioni ha il lavoro a domicilio sulla tua tassazione? (differisce da paese a paese)
          7. Guida in questioni di mutuo, locazione e assicurazione (ad esempio, se il contratto di affitto della casa stabilisce specificamente che il lavoro previsto non può essere fatto a casa)
          8. Quando e come il datore di lavoro avrà bisogno di accedere all'abitazione del dipendente (ad esempio per installazioni o valutazioni di sicurezza)
          9. Cosa succede quando il dipendente si trasferisce?

Qualsiasi cambiamento di elementi specifici con i singoli dipendenti deve essere discusso e concordato sia dal dipendente che dal datore di lavoro, e ratificato secondo il quadro giuridico del paese in cui si opera.

Informale: gestione delle aspettative e stile di gestione

Stabilire le "regole" è una cosa, ma mettere in pratica un lavoro a domicilio produttivo che soddisfi sia il datore di lavoro che il dipendente è un'altra. È importante che entrambe le parti sappiano cosa l'altra parte si aspetta da loro. Queste aspettative possono variare dai cambiamenti nelle ore di lavoro e dagli obiettivi di performance misurabili alla flessibilità e ai punti di contatto. Questi possono essere inclusi in parte nella vostra politica di lavoro a domicilio, ma il più delle volte si tratta di condizioni concordate verbalmente, risultanti dalla conversazione.

Quintessenza della gestione delle aspettative è la fiducia. Uno dei motivi principali per cui i datori di lavoro sono riluttanti a permettere il telelavoro, è l'idea della persona in pigiama che controllerà la sua email una volta ogni tanto e farà altre cose tutto il giorno: se non puoi vedere il tuo dipendente lavorare, devono stare facendo qualcos'altro. Da qui i requisiti fuori dal comune come lasciare la webcam accesa tutto il giorno, o informare il tuo capo quando vai in bagno (come riportato da Slate). Tuttavia, come affermato nel nostro precedente post sul blog, questo è tutt'altro che il caso: semmai, i lavoratori domestici sono più produttivi. Ma dovrebbero essere più produttivi per le giuste ragioni: un sondaggio ha scoperto che oltre il 40% degli impiegati che lavorano da casa lavorano più ore di quanto farebbero in ufficio. Risultati sconcertanti che esemplificano una mancanza di fiducia in entrambi i sensi:

      • I datori di lavoro temono che il loro dipendente stia lavorando e lo controllino regolarmente - non per ottimizzare il flusso di lavoro, ma per cercare di coglierlo in flagrante
      • I dipendenti temono che il loro capo possa sospettare che non stiano lavorando, quindi sovraperformano in termini di tempo per recuperare la fiducia (inspiegabilmente) persa

Direttamente collegato a questi problemi di fiducia è il fatto che dobbiamo accettare che il lavoro si evolve - e così dovrebbe essere la nostra mentalità su di esso. Perdere i vecchi assiomi, e abbracciare la doppia evoluzione del lavoro in meglio:

      • Semmai, la pandemia COVID-19 ci ha mostrato che il lavoro è indipendente dall'ubicazione. Tecnologia come spazi di lavoro unificati permette ai lavoratori d'ufficio di svolgere la maggior parte dei loro compiti a casa o altrove.
      • L'attenzione dovrebbe spostare da tempo di lavoro ai risultati. Piuttosto che aspettarsi che il vostro dipendente stia seduto al computer dalle 9 alle 5, concordate dei risultati.

Immaginate questo: se un dipendente chiacchiera per 15 minuti al distributore d'acqua, nessuno batte ciglio. Tuttavia, se lo stesso lavoratore non risponde a un Slack o Messaggio Team per lo stesso tempo, il sospetto malsano e i sensi di colpa entrano nel posto di lavoro. Qual è la differenza tra i due? Nel primo, si è sul piano di lavoro - quindi, secondo la logica di alcuni manager, lavorando. Ma sappiamo tutti che il lavoro non è più un luogo.

Un buon modo per iniziare è quello di adattare un modo aperto e flessibile di comunicare. Personalmente ho trovato le seguenti pratiche particolarmente utili per allineare 'impiegato, i suoi colleghi e il capo' in modo sano:

      • Utilizzare gli strumenti di IM come l'angolo dell'ufficio: una lamentela della disconnessione fisica tra colleghi è che non si possono "ascoltare" le conversazioni in ufficio. Usare gli strumenti IM è un modo pratico di comunicare, ma se si va solo per i messaggi privati ci sarà un sacco di informazioni sparse in giro tra le persone. Invece, anche se vuoi contattare solo una persona, prova a usare una chat di gruppo - come se stessi gridando la tua domanda all'altra parte dell'ufficio. Anche in questo caso, le persone alzeranno lo sguardo, vedranno che non è per loro, ma memorizzeranno l'informazione.
      • Impostare un touchpoint settimanale 'webcam': nel mio caso, settimanale si è rivelato il momento perfetto per avere una conversazione con il mio manager per allinearsi con tutti i progetti in corso. Abbiamo un contatto regolare 'a tema' durante la settimana, naturalmente, ma quell'unico momento è ideale per rivedere tutto.
      • Focus on results, not time spent at the desk: secondo me questo non dovrebbe valere solo per gli scenari di homeworking. Semmai, contare le ore è controproducente: fissate obiettivi, non orologi. L'homeworking permette molta più flessibilità, e dovreste permettere al vostro staff di piegare questo a loro e a vostro vantaggio.
      • Non cercare di 'recuperare' il lavoro a domicilio: non considerare il lavoro a domicilio un privilegio, ma un diritto. Sei nello stesso ruolo con le stesse responsabilità, e queste non cambiano perché il luogo di lavoro si è spostato.

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[1] Nota: i telelavoratori nell'UE devono aderire a un quadro generale istituito dalla Commissione europea. Molte, se non tutte le leggi sul telelavoro degli stati membri dell'UE sono un'implementazione concreta di quel quadro.

[2] Controlla il loro eccellente Guida ai compiti per ottenere un'ampia panoramica e una guida nella stesura di una politica di lavoro a domicilio.

L'autore
karel
Karel Van Ooteghem
Responsabile marketing
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