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Il lavoro da casa è la nuova normalità - parte 2: rapporto sano tra datore di lavoro e dipendente

Questa è la seconda voce della nostra serie di post sul blog 'homeworking'. Leggi parte 1: produttività.

Sebbene il lavoro da casa sia in aumento da anni, la pandemia COVID-19 ha costretto molte organizzazioni a fornire ai propri dipendenti gli strumenti necessari per il lavoro da casa praticamente da un giorno all'altro. Spesso la situazione era senza precedenti: molte filiali che prima lavoravano solo in ufficio stavano telelavorando. Le persone dietro a questi lavori, sia il datore di lavoro che il dipendente, non avevano idea di cosa aspettarsi dall'altro.

In questo post daremo uno sguardo al rapporto datore di lavoro-lavoratore; sia alle questioni formali (politiche, diritti, doveri, ecc.) che a quelle informali (gestione delle aspettative) quando si parla di lavoro a domicilio, non necessariamente in relazione all'attuale pandemia.

Formale: politiche di lavoro da casa

Lo status giuridico del lavoro a domicilio varia da Paese a Paese. Soprattutto oggi, notiamo che i governi stanno facendo un buon lavoro nell'informare i cittadini sulle leggi che regolano il lavoro a domicilio, se esistono. È impossibile analizzare tutti i Paesi[1], ma ecco alcuni esempi significativi:

Esempi di politiche di homeworking in tutto il mondo

La politica dei compiti a casa in Belgio

In Belgio c'è una differenza legale tra il telelavoro occasionale (per situazioni specifiche come un figlio malato, un appuntamento dal medico, ecc.) e il telelavoro strutturale (lavorare fuori dall'ufficio su base regolare, non legato a fattori esterni). Telelavoro occasionale richiede un generale politica del lavoro da casa allegato al manuale del dipendente, che delinea quali funzioni possono essere telelavorate, per quali occasioni, se sono possibili rimborsi, quali attrezzature devono essere fornite, ecc. Telelavoro struttural, d'altra parte, richiede una clausola specifica per il telelavoro nel contratto del dipendente, che delinea le regole per quel dipendente specifico.

Politica dei compiti a casa nel Regno Unito

A differenza di molti altri paesi, i dipendenti in il Regno Unito avere il loro "luogo di lavoro" incluso nel contratto di lavoro. Quando viene richiesto il lavoro da casa (possibile a partire dal 26 il settimana di lavoro) e consentito, il il contratto dovrebbe essere modificato di conseguenzaIl luogo di lavoro diventa l'indirizzo di casa, con l'idea che ci si aspetta che il dipendente sia a volte in ufficio. Se vengono apportati altri cambiamenti (per esempio orari di lavoro, spese, benefici), il dipendente deve essere informato. Tutto il resto si riduce all'azienda politica del lavoro da casa che il datore di lavoro stabilisce.

Politica dei compiti a casa negli Stati Uniti

In gli USA, i datori di lavoro non hanno bisogno di formalizzare una politica nel manuale del dipendente o nel contratto, ma comunque impostano le loro regole - sia come un annuncio ufficiale, a livello aziendale o informale come una e-mail dal vostro diretto superiore. Come The National Law Review dice, "[la politica del lavoro a domicilio] può essere un documento a sé stante o anche una e-mail indirizzata a coloro a cui verrà offerta la possibilità di lavorare da casa".

Come si evince dalle ricerche condotte anche in altri Paesi, le sottili differenze legali si riducono tutte all'adozione di una politica di lavoro a domicilio (facoltativamente di concerto con i dipendenti) e alla comunicazione chiara dei suoi contenuti a beneficio del rapporto datore di lavoro-lavoratore. 

Cosa deve contenere una politica di homeworking?

Questo ci porta alla domanda: cosa dovrebbe contenere una politica di homeworking? Naturalmente, la struttura di un documento di questo tipo non è definita in modo definitivo. ACAS ha creato un quadro utile e pertinente per iniziare; in breve, si tratta di questo[2]:

Introdurre il lavoro a domicilio:

Cosa definisce il datore di lavoro come lavoro a domicilio, perché lo consente e come deve fare un dipendente per richiedere le ore di lavoro a domicilio?

Impostazione del caso aziendale

Quali sono i lavori e le situazioni ammissibili per il lavoro a domicilio e quali sono gli altri vincoli (ad esempio, se il dipendente non dispone di una connessione internet stabile a casa, non può svolgere il lavoro a domicilio).

Delineare gli aspetti pratici

Questa sarà la parte più importante (e più pratica) della vostra politica di homeworking, in quanto contiene tutti i dettagli necessari relativi al lavoro vero e proprio e alle normative che lo riguardano. Come possono i manager supportare il dipendente? Questo può includere, ma non solo, i seguenti aspetti:

  1. Valutazioni dei rischi per la salute e la sicurezza (ad esempio, quali sono i requisiti di sicurezza?)

  2. Cosa fornisce l'azienda e chi è responsabile del loro uso corretto? (es. computer portatile, telefono, ecc.)

  3. Quali risorse ha l'azienda non fornire, ma dovrebbe essere presente? (per esempio il riscaldamento)

  4. Chi pagherà l'installazione (e gli altri costi) per rendere la tua casa un ambiente favorevole al telelavoro?

  5. I costi della vita (ad esempio, elettricità, bolletta internet) possono essere dichiarati come spese?

  6. Quali implicazioni ha il lavoro a domicilio sulla tua tassazione? (differisce da paese a paese)

  7. Guida in questioni di mutuo, locazione e assicurazione (ad esempio, se il contratto di affitto della casa stabilisce specificamente che il lavoro previsto non può essere fatto a casa)

  8. Quando e come il datore di lavoro avrà bisogno di accedere all'abitazione del dipendente (ad esempio per installazioni o valutazioni di sicurezza)

  9. Cosa succede quando il dipendente cambia lavoro?

Eventuali modifiche a elementi specifici con i singoli dipendenti devono essere discusse e concordate sia con il dipendente che con il datore di lavoro dell'azienda, e ratificate in base al quadro giuridico del Paese in cui si opera.

Informale: gestione delle aspettative e stile di gestione

Stabilire le "regole" è una cosa, ma mettere in pratica un lavoro a domicilio produttivo che soddisfi sia il datore di lavoro che il dipendente è un'altra. È importante che entrambe le parti sappiano cosa l'altra si aspetta da loro. Tali aspettative possono andare da modifiche dell'orario di lavoro e obiettivi di performance misurabili a flessibilità e punti di contatto. Questi aspetti possono essere inclusi in parte nella politica di homeworking dell'organizzazione, ma il più delle volte si tratta di condizioni concordate verbalmente, frutto di una conversazione tra datore di lavoro e dipendente.

Lavoro a domicilio, fiducia e produttività

La quintessenza della gestione delle aspettative è fiducia. Uno dei motivi principali per cui i datori di lavoro sono riluttanti ad autorizzare il telelavoro è l'idea della persona in pigiama che controlla la posta elettronica una volta ogni tanto e fa altre cose tutto il giorno: se non si vede il proprio dipendente lavorare, devono fare qualcos'altro. Da qui i requisiti fuori dal comune come lasciare la webcam accesa tutto il giorno, o informare il tuo capo quando vai in bagno (come riportato da Ardesia).

Tuttavia, come affermato nel nostro precedente post sul blog, questo non è affatto vero, anzi, i lavoratori a domicilio sono più produttivo. Ma dovrebbero essere più produttivi per le giuste ragioni: un sondaggio ha rilevato che oltre 40% dei dipendenti che lavorano a domicilio lavorano più ore che in ufficio. Risultati sconcertanti che esemplificano una mancanza di fiducia in entrambi i sensi:

  • I datori di lavoro temono che il loro dipendente non stia lavorando e lo controllano regolarmente, non per ottimizzare il flusso di lavoro, ma per cercare di coglierlo in flagrante.

  • I dipendenti temono che il loro capo possa sospettare che non stiano lavorando, quindi sovraperformano in termini di tempo per compensare la fiducia (inspiegabilmente) persa, il che si traduce in un minore benessere

Il lavoro non è più un luogo

Direttamente collegato a questi problemi di fiducia nell'ambiente di lavoro è il fatto che dobbiamo accettare che il lavoro si evolve - e anche la nostra mentalità al riguardo. Perdere i vecchi assiomi e abbracciare la duplice evoluzione del lavoro in meglio:

  • Semmai, la pandemia COVID-19 ci ha mostrato che il lavoro è indipendente dall'ubicazione. Ad esempio, tecnologie come spazi di lavoro unificati può fornire un accesso remoto sicuro e consente ai lavoratori in remoto di svolgere la maggior parte delle loro attività a casa o altrove. È importante tenere presente la sicurezza e prendere le misure necessarie per proteggere la vostra forza lavoro remota.

  • L'attenzione dovrebbe spostare da tempo di lavoro ai risultati. Piuttosto che aspettarsi che il vostro dipendente stia seduto al computer dalle 9 alle 5, concordate dei risultati.

Immaginate questo: se i dipendenti di un ufficio chiacchierano per 15 minuti al distributore d'acqua, nessuno batterebbe ciglio. Tuttavia, se gli stessi dipendenti non rispondono a un Slack o Squadre messaggio per la stessa quantità di tempo, il sospetto malsano e i sensi di colpa entrano nel posto di lavoro. Qual è la differenza tra i due? Nel primo, si è sul piano di lavoro in ufficio - quindi, secondo la logica di alcuni manager, lavorare. Ma sappiamo tutti che il lavoro non è più un luogo.

Migliori pratiche per l'allineamento tra dipendenti e datori di lavoro

Una buona pratica per iniziare è quella di adattare un modo aperto e flessibile di comunicare in azienda. In questo modo è possibile creare un buon ambiente di lavoro. Personalmente ho trovato le seguenti pratiche particolarmente utili per allineare in modo sano "il dipendente, i suoi colleghi e il capo":

  • Utilizzare strumenti di IM come l'angolo dell'ufficioUn problema della disconnessione fisica tra colleghi è che non si possono "ascoltare" le conversazioni in ufficio. L'uso di strumenti di messaggistica istantanea è un modo pratico di comunicare, ma se si va solo per i messaggi privati ci sarà di informazioni sparse tra le persone. Invece, anche se volete contattare una sola persona, cercate di usare una chat di gruppo, come se steste gridando la vostra domanda all'altro lato dell'ufficio. Anche in questo caso, le persone alzeranno lo sguardo, capiranno che non è per loro, ma memorizzeranno le informazioni. Questo comporta vantaggi per tutti.

  • Impostare un punto di contatto settimanale con la webcamNel mio caso, la settimana si è rivelata il momento perfetto per avere una conversazione con i miei manager per allineare tutti i progetti in corso. Naturalmente, durante la settimana abbiamo contatti regolari "specifici", ma questo momento è ideale per esaminare tutto. Chiarite cosa vi aspettate dalla telefonata, in modo da arrivare tutti preparati e non perdere ore.

  • Focus on results, not time spent at the desk: secondo me questo non dovrebbe valere solo per gli scenari di homeworking. Semmai, contare le ore è controproducente: fissate obiettivi, non orologi. L'homeworking permette molta più flessibilità, e dovreste permettere al vostro staff di piegare questo a loro e a vostro vantaggio.

  • Non cercare di 'recuperare' il lavoro a domicilio: non considerare il lavoro a domicilio un privilegio, ma un diritto. Sei nello stesso ruolo con le stesse responsabilità, e queste non cambiano perché il luogo di lavoro si è spostato.

Fonti
  • [1] Nota: i telelavoratori nell'UE devono aderire a un quadro generale istituito dalla Commissione europea. Molte, se non tutte le leggi sul telelavoro degli stati membri dell'UE sono un'implementazione concreta di quel quadro. 
  • [2] Controlla il loro eccellente Guida ai compiti per ottenere un'ampia panoramica e una guida nella stesura di una politica di lavoro a domicilio.
  • https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/telewerk/occasioneel-telewerk
  • https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsovereenkomsten/bijzondere-arbeidsovereenkomsten/huisarbeid-en-telewerk/huisarbeid-0
  • https://www.personneltoday.com/hr/legal-practical-tips-employers-homeworking/
  • https://fmpglobal.co.uk/resources/useful-info/working-from-home-employers-guide/
  • https://www.natlawreview.com/article/legal-implications-telecommuting-working-home-response-to-coronavirus
  • https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
  • https://medium.com/management-matters/do-you-trust-your-team-to-work-at-home-7b0856f6de8b
  • https://slate.com/human-interest/2020/03/coronavirus-working-from-home-remote-workforce-telework.html
  • https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=LEGISSUM:c10131&from=FR
  • https://www.acas.org.uk/working-from-home-and-hybrid-working
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