Optimco tackles IT challenges in insurance sector with Awingu

Nederlandstalige versie: zie onder.

Optimco is a Flemish insurance company targeting Flemish policyholders through the channel of independent insurance brokers. With 65 employees they offer a full range of insurance products for 1200 independent brokers. Their IT partner Accel advised Awingu for a safe, cost efficient and user-friendly way of working from home for their staff.

Challenges in the insurance sector

As an insurance company, Optimco has some sector-specific IT requirements. “One of our top priorities is business continuity,” says Steven Jansen (IT Director, Optimco). “Our services must always be available, otherwise we leave our brokers out in the cold. A lot of business and time is lost if our products are offline for a while”. There is also a focus on IT security that is inherent to the industry: “Security and data privacy must be guaranteed at all times. On the one hand, we work with sensitive private data, so we are bound by a set of measures and requirements imposed on us by the National Bank of Belgium. On the other hand, customers in sectors such as insurance or banking expect us to prioritize security – it’s up to us to live up to that expectation”.

Another challenge is the inherent competitiveness of insurance companies: “We have critical customers looking for competitive prices. In order to keep them as attractive as possible, we need to work in a cost-efficient and accessible way. Unfortunately, in practice this often leads to ways of working that are the polar opposite of security, so we were looking for a solution that is extremely secure on the one hand and accessible, affordable and scalable on the other,” says Steven.

Secure homeworking

In order for employees to work from home as they would in the office, without compromising on security or ease of use, Optimco was looking for a digital workplace. Their IT partner Accel spotted the requirements, and offered Awingu as the ideal solution. “With Awingu, Optimco employees can securely access all their applications and files on any device via any browser, without having to install anything,” says Johan Vervloet (Account Manager, Accel). “After we gave a demonstration of the solution, we initiated a test phase for about ten employees. One of the great things about Awingu is the speed with which it can be deployed: after one day we had the environment live, and Optimco could get to work.

“Setting up Awingu has been facilitated surprisingly quickly, in contrast to the set-up time of other solutions we’ve looked at”, says Steven. “In that testing phase, our employees who used it noticed how easy it was. Even during our proof of concept, it became a habit for many of us to log in at home via Awingu and start our work day. The digital workplace met all our challenges (safe, affordable and reliable), and we decided to partner with Awingu for a share of our employees”.

Quick adaption to the lockdown

When the lockdown in Belgium was announced, companies had to react quickly in order to guarantee the continuity of their activities. This was often done in rather questionable ways, but Optimco already had the appropriate homeworking solution in its pocket: Awingu’s digital workplace. Everything was pretty much in place, but a company-wide rollout was still needed to allow everyone to telework without any problems. “That turned out to be no problem at all,” says Steven. “I remember it well: when we got wind of the lockdown, we contacted Accel to purchase the required number of licenses, and a few hours later – on a Saturday, in fact – everything was in place for everyone to be able to work from home safely on any device or network starting Monday. Once again, we were amazed at how quickly we were helped, and were glad we didn’t have to start thinking of new solutions in a hurry”. Johan laughs: “I can vividly imagine that at many companies, the weekend looked completely different!

The feedback from Awingu users is positive: little changed in their way of working, and they are not limited in their productivity within the Awingu environment. The administrators are also satisfied: “We know Awingu as a very secure, fast and reliable solution that is also cost-efficient,” says Steven. His colleague Hans Dubois (ICT Manager) joins him: “It does everything we expected it to do and what we were promised before the purchase. One thing is certain: in the context of security for homeworking, we will continue to place our trust in Awingu in the future to keep up to date with the strictest security measures”.

About the author

Karel Van Ooteghem

Marketing Manager

Linkedin Twitter Facebook Youtube Envelope

OPTIMCO TACKLET IT-UITDAGINGEN IN VERZEKERINGSSECTOR MET AWINGU

Optimco is een Vlaamse verzekeringsmaatschappij die zich richt tot Vlaamse verzekeringsnemers via het kanaal van de onafhankelijke verzekeringsmakelaars. Met 65 werknemers in dienst bieden ze een volledig gamma aan verzekeringsproducten voor 1200 onafhankelijke makelaars. Om hun staff veilig, kostenefficiënt en gebruiksvriendelijk van thuis uit te laten werken raadde hun IT partner Accel Awingu aan.

Uitdagingen in de verzekeringssector

Als verzekeringsmaatschappij heeft Optimco op IT-vlak enkele sectorspecifieke vereisten. “Een van onze topprioriteiten is business continuity”, vertelt Steven Jansen (IT Director, Optimco). “Onze diensten moeten altijd beschikbaar zijn, anders laten we onze makelaars in de kou staan. Er gaat bijzonder veel business en tijd verloren mochten onze producten een tijdlang uit de lucht zijn.” Ook een focus op IT security ligt in de aard van de sector: “Veiligheid en data privacy moeten ten allen tijde gegarandeerd kunnen worden. Enerzijds werken we met persoonsgevoelige data, dus zijn we gebonden aan een set van maatregelen en vereisten die ons worden opgelegd door de Nationale Bank van België. Anderzijds verwachten klanten van sectoren als verzekeringen of het bankwezen bij uitstek dat die inzetten op veiligheid – het is aan ons om die verwachting in te lossen.”

Voorts is ook de inherente competitiviteit van verzekeringsmaatschappijen een uitdaging: “We hebben kritische klanten die zoeken naar scherpe prijzen. Om die zo aantrekkelijk mogelijk te houden, moeten we inzetten op een kostenefficiënte en toegankelijke manier van werken. Dat durft helaas al eens de tegenpool van security te zijn, dus zochten we naar een oplossing die enerzijds uiterst veilig en anderzijds toegankelijk, betaalbaar en schaalbaar is”, vertelt Steven.

Veilig thuiswerk

Om werknemers thuis te laten werken zoals ze dat op kantoor zouden doen, zonder aan security of gebruiksgemak in te moeten boeten, was Optimco op zoek naar een digitale werkplek. Hun IT-partner Accel spotte de vereisten, en bood Awingu aan als ideale oplossing. “Met Awingu kunnen de werknemers van Optimco via eender welke browser op eender welk toestel veilig aan al hun applicaties en bestanden, zonder iets te moeten installeren”, zegt Johan Vervloet (Account Manager, Accel). “Nadat we de oplossing toonden, initiëerden we een testfase voor een tiental werknemers. Een van de mooie dingen aan Awingu is de snelheid waarmee het kan ingezet worden: na een dag hadden we de omgeving live, en kon Optimco aan de slag.”

“Het opzetten van Awingu is verbazend snel gefaciliteerd, in tegenstelling tot de opzettijd van andere oplossingen die we bekeken”, dixit Steven. “In die testfase merkten onze werknemers die het gebruikten hoe eenvoudig het was. Nog tijdens onze ‘proof of concept’ werd het voor velen een gewoonte om thuis via Awingu in te loggen en de werkdag te beginnen. De digitale werkplek beantwoordde aan al onze uitdagingen (veilig, betaalbaar en betrouwbaar), en we besloten met Awingu in zee te gaan voor een deel van onze medewerkers.”

Snel schakelen in lockdowntijden

Toen de lockdown in België werd aangekondigd, moesten bedrijven vlug reageren om de continuïteit van hun activiteiten te kunnen garanderen. Dit gebeurde vaak op eerder twijfelachtige manieren, maar Optimco had de geschikte thuiswerkoplossing reeds op zak: Awingu’s digitale werkplek. Alles stond eigenlijk zo goed als klaar, maar er moest nog een company-wide uitrol gebeuren om iedereen zonder problemen te kunnen laten telewerken. “Dat bleek geen enkel probleem te zijn”, vertelt Steven. “Ik herinner het me nog goed: toen we lucht kregen van de lockdown contacteerden we Accel om het benodigde aantal licenties aan te kopen, en enkele uren erna – op een zaterdag, nota bene – stond alles klaar om vanaf maandag iedereen veilig te laten thuiswerken op eender welk toestel of netwerk. We stonden wederom versteld van hoe snel we geholpen werden, en waren blij dat we niet halsoverkop nieuwe oplossingen moesten beginnen verzinnen.” Johan lacht: “Ik kan me levendig voorstellen dat bij veel bedrijven het weekend er helemaal anders uitzag!”

De feedback van Awingu-gebruikers is positief: er veranderde weinig aan hun manier van werken, en ze worden niet begrensd in hun productiviteit binnen het Awinguplatform. Ook de beheerders zijn tevreden: “We kennen Awingu als een erg veilige, snelle en betrouwbare oplossing die daarenboven nog eens kostenefficiënt is”, zegt Steven. Zijn collega Hans Dubois (ICT Manager) treedt hem bij: “Het doet alles wat we ervan verwachtten en wat ons voor de aanschaf beloofd werd. Eén ding is zeker: in het kader van security voor thuiswerk blijven we in de toekomst ons vertrouwen stellen in Awingu om steeds up to date te blijven met de meest strikte securitymaatregelen.”

Meer weten? Bekijk waarom Awingu de ideale telewerkoplossing is, of start je gratis trial!